Lubelska firma Infinite to jeden z liderów branży rozwiązań IT dla przedsiębiorstw. Od ponad 18 lat realizuje wdrożenia nie tylko w Europie, ale także dla klientów obszaru MENA w zakresie usług elektronicznej wymiany danych, mobilnego systemu sprzedaży, podpisów elektronicznych, zarządzania dokumentami czy e-commerce. Duża liczba różnych projektów wdrożeniowych powoduje konieczność precyzyjnego analizowania kosztów i przychodów.
Wyzwania
Zapotrzebowanie na informacje w obszarze controllingu rosło, oczekiwania co do ich szczegółowości, precyzji i szybkości także, mimo, że firma nie posiadała zaawansowanego systemu ERP, który umożliwiłby łatwy dostęp do danych źródłowych. W wielu organizacjach przeważa podejście, w którym najpierw należy poukładać część operacyjną funkcjonowania firmy poprzez wdrożenie w pełni zintegrowanego systemu. Często towarzyszy temu oczekiwanie, że ten wybrany system ERP będzie posiadał także wystarczające funkcjonalności gwarantujące odpowiedni poziom analiz oraz system raportowania. Takie podejście bywa brutalnie weryfikowane przez rzeczywistość. Z różnych powodów wdrożenia ERP zwykle trwają długo i często obejmowane są nimi jedynie wybrane obszary funkcjonowania organizacji (np. finanse i sprzedaż). Pojawia się więc refleksja – szkoda, że nie zabraliśmy się za controlling wcześniej.
Infinite do takiego wniosku doszło już na samym początku i podjęto decyzję o wdrożeniu kompleksowego rozwiązania controllingowego EURECA, które bazuje na aktualnie posiadanych systemach, z założeniem jednak, że wybrany system controllingowy w przyszłości pozwoli na proste i szybkie połączenie z dowolnym systemem wykorzystywanym w firmie. Tu należy podkreślić, że jednym z atutów systemu EURECA jest jego elastyczność i możliwość ciągłego rozwoju systemu raportowania oraz jego przystosowania do zmieniających się uwarunkowań oraz oczekiwań poszczególnych użytkowników – rozpoczynając od zarządu spółki po managerów. To właśnie tę elastyczność EUREKI wykorzystano w Infinite, aby najpierw wdrożyć ją bez stałych zasileń z systemów źródłowych i uzupełnić te zasilenia, gdy już spółka podejmie decyzję o ostatecznym kształcie systemów dziedzinowych i ewidencyjnych.
Wdrożenie EUREKI i poznanie jej możliwości analityczno-raportowych przed podjęciem decyzji o zmianie m.in. systemu ERP pozwoliło zidentyfikować oraz jasno zdefiniować wymagania co do funkcjonalności i elastyczności dla nowego systemu ERP. Przy każdym wdrożeniu pełna wiedza na temat oczekiwań co do systemu jest bezcenna – pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
Porównanie prowadzenia controllingu w Excelu i w systemie controllingowym.
Łatwość zasilania EUREKI za pomocą dowolnych plików Excel stwarza mnóstwo perspektyw raportowych. Pozwala na współpracę systemu controllingowego zarówno z wysoko zaawansowanymi systemami dziedzinowym, i jak i prostymi rozwiązaniami. Dzięki temu w Infinite było możliwe połączenie poprzez pliki Excel dużej paczki danych z wewnętrznych aplikacji w jednym miejscu. Przy wykorzystaniu zaawansowanego systemu można zrezygnować z zasilania poprzez Excel na rzecz bezpośredniej integracji z systemami dziedzinowymi. Integracja pozwala na szybsze pozyskiwanie informacji bardziej szczegółowych, otwiera możliwości prognozowania w oparciu o dane pochodzące jednocześnie z kilku źródeł. Otwiera to nowe możliwości dla kadry menadżerskiej.
Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu zaawansowanego rozwiązania controllingowego EURECA spółka Infinite posiadała już rozwinięty controlling w pełni oparty na Excelu. Wdrożenie nowego narzędzia pozwoliło na operowanie na większej liczbie parametrów i przede wszystkim na znaczące skrócenie czasu przygotowania raportów. Wdrożenie trwało 3 miesiące (listopad 2019 – styczeń 2020), przy dużym udziale zaawansowanego controllera finansowego, pana Sławomira Berestka.
Zobacz też:
Nagranie webinarium – Optymalizacja i rozwój controllingu zbudowanego w Excelu
Podczas każdego wdrożenia pojawiają się wyzwania, zderzenie możliwości z oczekiwaniami, nieznane wcześniej ograniczenia i obawa, aby nie zrobić kroku wstecz, aby przy wdrożeniu nowego, „lepszego” rozwiązania, nie stracić czegoś, co działało dobrze i do czego byli przyzwyczajeni użytkownicy. I tym razem także pojawiły się dwa wyzwania:
- konsolidacja całościowych wyników grupy spółek oraz wybranych produktów spółki;
- raportowanie wyników po produktach.
Konsolidacja
Infinite współpracuje w obszarze swojej działalności z kilkoma podmiotami powiązanymi. W związku z tym powstała konieczność powiązania danych z różnych podmiotów na poziomie analiz zarządczych. Prezentacja „konsolidacji zarządczej” wyników grupy spółek, wyników wybranych produktów spółki, których obsługa jest realizowana przez różne podmioty jest mocno czasochłonna, uciążliwa i może być podatna na błędy – jeżeli jest przygotowywana przy wykorzystaniu plików Excel. W przypadku konsolidacji zarządczej wyników całej grupy lub jednego produktu w obrębie kilku spółek powiązanych sytuacja była o tyle prostsza, że konsolidowane są wszystkie dedykowane konta księgowe, na których ewidencjonowana jest wzajemna sprzedaż i koszty pomiędzy podmiotami powiązanymi.
Większy problem stanowią transakcje powiązane pomiędzy różnymi produktami, gdzie nie wszystkie wzajemne transakcje muszą podlegać automatycznemu wyłączeniu. Dana usługa zakupiona od podmiotu powiązanego równie dobrze mogłaby być kupiona na zewnątrz i z tego względu, prezentując wynik produktu nie możemy wyłączać danego typu transakcji z podmiotem powiązanym. Dlatego w tych przypadkach konsolidacja musi się odbywać na innych zasadach i z uwzględnieniem innych wyłączeń niż przy pełnej konsolidacji.
„W wyniku „Szacuję, że dzięki wdrożeniu EUREKI ja sam oszczędzam jakieś 5 dni roboczych w miesiącu (około 2–3 dni na raportowanie standardowe, 2 dni na raporty ad hoc oraz 1 dzień na raporty dla potrzeby organów właścicielskich). Dla zarządu i managerów największą wartością są szerokie możliwości analityczne oraz szybkość, z jaką uzyskują raporty.”
dodaje Sławomir Berestek – Controller finansowy INFINITE
“Wyzwanie dwóch rodzajów konsolidacji” zostało rozwiązane poprzez utworzenie tabeli parametryzującej, w której dla każdej metody konsolidacji controller definiuje warunki, konta księgowe, które mają być wyłączone w raportowaniu, tj. które konta są pomijane w raportowaniu. Dla wymiaru „Produkt” został dodany specjalny member properties (dodatkowe cechy opisujące dany wymiar), w których wskazywany jest sposób konsolidacji, czy ma to być pełna konsolidacja, czy „produktowa”. Dzięki temu rozwiązaniu na poziomie definicji produktu controller wskazuje, czy produkt ma być konsolidowany, czy nie i jeśli tak, to którą z metod.
Raportowanie
Drugim wyzwaniem było raportowanie wyników po produktach. Dane finansowe zbierane są zarówno dla wykonania, jak i budżetu na poszczególnych miejscach powstawania kosztów (MPK). Dla celów prezentacyjnych i omawiania wyników poszczególnych działów trzeba sumować dane z konkretnych MPK-ów (dodatkowo dla jednej, jak i kilku spółek) i prezentować jako wynik całego produktu. Nie byłoby w tym żadnego problemu, gdyby nie fakt, że jeden MPK może wystąpić w kilku produktach i dlatego zastosowanie struktury budżetowej z przypisaniem konkretnych MPK-ów do jednego produktu było niemożliwe.
W celu uzyskania w EURECE raportów na poziomie produktów został utworzony widok do kostki budżetowej. Kostki i struktury budżetowe zawierają między innymi wymiar MPK, z których poprzez widok tworzone są produkty. Jednak, aby uzyskać oczekiwany efekt trzeba było utworzyć słownik produktów, czyli na sztywno zdefiniowaną listę MPK-ów, która wskazuje dany produkt.
Efektem końcowym tego rozwiązania jest możliwość raportowania i analiz na poziomie produktów, jak i samych MPK-ów, które są zaszyte pod produktem. Wyniki na produktach używane są tylko przy raportowaniu, dane z wykonania i budżetu zawsze są na niższym poziomie, czyli na MPK-ach. Dopiero poprzez sumowanie w widoku poszczególnych MPK-ów do produktów uzyskiwane są raporty wynikowe na poszczególne produkty.
***
Przeszkód i wyzwań było wiele. Nie było wdrożonego docelowego rozwiązania zintegrowanego, zarząd miał wysokie wymagania, a do tego przecież jakoś to działało w Excelu. W takich sytuacjach w wielu organizacjach podjęto by decyzje o przeczekaniu, aż wszystko już będzie poukładane.
W Infinite spojrzano jednak na ten temat inaczej. Raporty excelowe, aby mogły zawierać wszystkie dane na MPK-ach i produktach musiały być bardzo duże, zawierały ponad 200 arkuszy i ważyły w okolicach 100 MB. Przejście z raportowaniem do EUREKI pozwoliło uwolnić się z tak dużych plików, a korzyści oraz możliwości analizowania danych są wręcz nie do opisania i porównania. Dodatkowo możliwość szybkiego i prostego zasilania EUREKI danymi poprzez Excel w początkowej fazie pozwoliło zaoszczędzić sporo czasu. Wdrożona i sparametryzowana w ten sposób EURECA z podstawowymi danymi i raportami jest dobrym punktem wyjścia do przygotowania stałych zasileń z budową Hurtowni Danych.
Dzięki możliwości utworzenia widoku z kostki OLAP i umożliwieniu przejścia w „locie” z wyników na MPK na produkty, po pierwsze, istnieje obecnie możliwość używania jednego MPK-a w kilku produktach jednocześnie, a po drugie, jest to rozwiązanie bardzo elastyczne, ponieważ w każdej chwili można szybko i łatwo modyfikować listę i definicję produktów. Podczas analizy wyników na produktach zachowane są pełne możliwości raportowania i analiz w EURECE, tj. możliwość zejścia do najniższych poziomów analizy, na poszczególne MPK-i w obrębie produktu, można korzystać z drążenia danych na produkcie, mając „pod spodem” dane dostępne tylko na MPK-ach. Efekty wdrożenia konsolidacji wyników są również bezdyskusyjne i wymierne.
Efekty
Warto podjąć wyzwanie. Czasem organizacja rozwija controlling w plikach Excel i staje się on coraz bardziej skomplikowany, coraz trudniejszy w obsłudze i coraz bardziej czasochłonny. Wydaje się, że nie da się przenieść tego do rozwiązania controllingowego, aby całość zautomatyzować i zoptymalizować, a często także uprościć. W efekcie jest sytuacja patowa i z upływem czasu się pogarsza. Pliki Excel są coraz większe i coraz trudniej się z nimi pracuje, jednak wydaje się, że są nieodzowne i brniemy dalej.
Przykład Infinite pokazuje, że nie należy się bać wdrożenia elastycznego rozwiązania controllingowego. Hasła konsolidacja wyników oraz raportowanie wyników na produktach wydają się być dużym wyzwaniem, ale przy dobrej współpracy zaawansowanego controllera z doświadczonym zespołem wdrożeniowym i sprawdzonego rozwiązania jakim jest EURECA, sukces jest realny.
