Wdrożenie controllingu – etapami, ale jednocześnie w kilku obszarach – finansach, sprzedaży i zakupach

Jak mądrze i bezpiecznie wdrożyć controlling w przedsiębiorstwie, zrobić to małymi krokami (bez budowania rozwiązań „na zapas”), pozyskać sprzymierzeńców w postaci menedżerów z różnych obszarów (finansów, sprzedaży, zakupów czy zarządu) i ostatecznie zmienić sposób podejmowania decyzji biznesowych na taki, który coraz bardziej opiera się na informacjach a coraz mniej na przeczuciach? W 1975 roku grupa hiszpańskich spółdzielni owoców cytrusowych utworzyła spółkę Anecoop, aby mieć lepszą siłę przetargową i szerszy asortyment. Ta „spółdzielnia spółdzielni” stała się wiodącym śródziemnomorskim producentem owoców i warzyw oraz hiszpańskim liderem w zakresie sprzedaży owoców, warzyw i sałatek. Anecoop jest obecny w głównych miejscach sprzedaży ponad 70 krajów na świecie. Do grona tych krajów należy od 1993 roku także Polska.

Spis treści:
Większa skala – większa odpowiedzialność
Rozbudowana logistyka
Impuls do zmian
Przebieg implementacji
Za co odpowiedzialny jest system EURECA?
Korzyści systemu
Dopasowany do indywidualnych potrzeb
Cenne informacje sprzedażowe
Korzyści dla wszystkich

Większa skala – większa odpowiedzialność. Co skłoniło przedsiębiorstwo do wdrożenia controllingu?

Jednym z powodów, dla którego w Anecoop zdecydowano się na wdrożenie controllingu, była wielkość przedsiębiorstwa. Anecoop jako grupa może więcej niż pojedyncza spółdzielnia, ale z drugiej strony łączy się to z odpowiedzialnością wobec zrzeszonych spółdzielni, a nawet pojedynczych rolników, że ich produkty zdobędą najlepsze rynki zbytu i osiągną jak najwyższą rentowność.

Rozbudowana logistyka

Anecoop Polska to nie tylko łączenie lokalnych importerów i dużych dystrybutorów z hiszpańskimi producentami. To także nowoczesny magazyn logistyczny, 900 m2 chłodni i 4 800 m2 stref kontrolowanej temperatury oraz 32 000 m2 terenu, to połączenie sprawnej logistyki z wysoką jakością. W Polsce oferowane są 3 grupy produktowe:
• cytrusy
– pomarańcze
– mandarynki
– cytryny i grejpfruty
• owoce
– arbuzy i melony
– owoce wiosenne
– owoce jesienne
• warzywa
– sałata i kapusta
– pomidory
– pozostałe warzywa

Impuls do zmian

Spółka Aneccop Polska pozyskała doświadczonego dyrektora finansowego, panią Martę Śliwicką. Po uporządkowaniu planu kont przyszedł czas na analizy i raportowanie. Spółka korzystała z rozwiązania zintegrowanego Comarch ERP XL posiadającego pewne możliwości analiz. Jednak, jak to zwykle bywa, takie wbudowane funkcje są ograniczone, a w przypadku większej świadomości analitycznej oczekiwania są większe. Pani Marta nie tylko sama miała duże oczekiwania, ale chciała także wprowadzić kulturę podejmowania decyzji na podstawie wiarygodnych danych w innych obszarach organizacji, poza finansami, zwłaszcza w sprzedaży. Do tego nie wystarczały funkcjonalności analityczne wbudowane w ERP. Nie chciała także sięgać po uznane światowe rozwiązanie BI wykorzystywane w centrali w Hiszpanii, bo choć efekt finalny w postaci raportów wygląda bardzo ładnie, to samo tworzenie tych raportów nie jest proste i wymaga długich szkoleń. Chodziło więc o rozwiązanie, które będzie jednocześnie łatwe w użyciu, bogate funkcjonalnie w zakresie szeroko pojętego controllingu, elastycznie dopasowujące się do potrzeb organizacji z możliwością jego rozwoju w przyszłości.

Wdrożenie controllingu etapami w przedsiębiorstwie Aneccop

Pani Marta, wdrażając controlling w przedsiębiorstwie Aneccop, przyjęła strategię etapów – „małych kroczków”. Wybrano rozwiązanie EURECA firmy Controlling Systems. Na pierwszym etapie wdrożenia rozwiązanie zostało udostępnione do testów na miesiąc, aby można było przygotować pierwsze raporty i pokazać, jaką przynoszą wartość. Dyrektor Finansowa znała EUREKĘ, bo pracowała na tym systemie od 2007 roku w poprzedniej firmie, chodziło jednak o pokazanie korzyści innym. Brał w tym udział także dyrektor sprzedaży Diego Gimenez Beltran, który zobaczył, jak szybko może połączyć się ze swoimi danymi sprzedażowymi i analizować je w dowolnym układzie. Dla doświadczonego użytkownika, jakim jest p. Marta Śliwicka, najważniejsza była możliwość tworzenia analiz ad hoc. Każdy odbiorca mógł dostrzec inne korzyści. Z czasem korzyści dostrzegł także prezes. W kolejnym etapie do zespołu dołączyła również doświadczona Dyrektor ds. Zakupów, która szybko stała się beneficjentem systemu.

Za co odpowiedzialny jest system EURECA?

Wprowadzanie kultury podejmowania decyzji opartych na wiarygodnych informacjach nie jest proste, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z doświadczonymi menadżerami, którzy zawsze podejmowali decyzje, kierując się raczej swoim przeczuciem. Z czasem wdrożono EUREKĘ w zakresie analiz, raportowania i budżetowania. Jest ona zintegrowana z systemem Comarch ERP XL, pobierając z niego automatycznie dane poprzez Hurtownię Danych. Kierując się doświadczeniem, podjęto decyzję, aby nie budować Hurtowni niejako „na zapas”, ale sukcesywnie dodawać do niej kolejne tabele faktów (kostki OLAP) – takie, które są aktualnie potrzebne. Przewidziana jest także dalsza rozbudowa, ale to potrzeby mają nadawać jej kierunek.

Jakie korzyści przyniosło wdrożenie systemu do controllingu EURECA?

Dużą zaletą wdrożenia systemu do controllingu EURECA jest zbudowanie wokół niej kultury podejmowania decyzji na podstawie wiarygodnych danych, pochodzących z jednego sprawdzonego źródła. Korzyścią jest to, że wszystkie dane są w jednym miejscu gotowe do analizy, a wspomniane analizy można wykonać bardzo szybko. Korzyścią jest integracja danych poprzez Hurtownię Danych. Jednak niewątpliwie ogromnym sukcesem jest również to, że z tego wszystkiego korzysta nie tylko dział finansów, ale także sprzedaż, zakupy i jedna osoba z księgowości o zacięciu controllingowym. Wspólnie ustalane są KPI, a następnie weryfikowane w cyklach tygodniowych i miesięcznych.

Zobacz inne case study wdrożenia controllingu zarządczego:
Controlling zarządczy w dużej firmie na przykładzie LS Airport Services

Dopasowany do indywidualnych potrzeb

System jest także dostosowany do indywidualnych potrzeb Anecoop. O ile system ERP jest skupiony na danych magazynowych, handlowiec musi spojrzeć na wiele składników kosztowych, np. koszt transportu od producenta do magazynu, koszt transportu od magazynu do klienta (sieć dystrybucyjna) czy kwestie opakowań. System EURECA daje szybki dostęp do informacji historycznych np. o tym, jak dany produkt był sprzedawany konkretnemu klientowi, w jakich opakowaniach, czy był to produkt premium itd. Nie ogranicza się on jednak jedynie do możliwości analiz danych historycznych, ale daje „spojrzenie w przód” dzięki możliwościom budżetowania, planowania i prognozowania. EURECA uwzględnia fakt, że w Anecoop każda dostawa jest rozliczana osobno, bo zmienne są koszty zakupów i transportu, a do tego dochodzi istotny czynnik sezonowości. Nie można więc określić na sztywno kosztu własnego sprzedaży pomarańczy zakupionych w Hiszpanii, bo może on znacznie się różnić od realnego kosztu, a różnice te zależą od wielu elementów. Można natomiast, wykorzystując EUREKĘ, szybko odpowiedzieć na pytanie, za ile kupowaliśmy konkretne produkty z Grecji, a za ile z Hiszpanii, uwzględniając transport.

Rentowność sprzedaży

Z raportów wykonanych w EURECE korzystają także odbiorcy, którzy nie mają bezpośrednio dostępu do tego narzędzia. Pewne analizy ad hoc są przygotowane i wysyłane automatycznie e-mailem do odpowiednich grup użytkowników w cyklu tygodniowym. Dzięki temu np. handlowcy otrzymują nie tylko wiarygodną informację o realizacji sprzedaży, ale także o marży na kliencie. To natomiast ułatwia określenie przyczyny tego, dlaczego nie osiągnięto zakładanej marży, a także zareagowanie we właściwym momencie, gdy ta zakładana marża wydaje się zagrożona. Aby to uzyskać, EURECA bierze pod uwagę w analizach także retro bonusy – nie tak, jak są płacone sieciom dystrybucyjnym na koniec miesiąca, ale uwzględnia je na bieżąco.

Korzyści dla wszystkich

Łączenie producentów owoców i warzyw poprzez spółdzielnie i lokalnych importerów z finalnymi konsumentami wiąże się z odpowiedzialnością. Producent chce mieć pewność, że jego produkty trafiają na właściwy rynek i uzyskują odpowiednią marżę. Konsument chce zakupić świeże warzywa i owoce w najlepszej cenie, a importer po drodze także chce zarobić. Szczegółowe, wielowymiarowe analizy oraz właściwe planowanie wspomagają Anecoop Polska w podejmowaniu właściwych decyzji biznesowych i w pogodzeniu interesów wszystkich stron.

„Naszym celem było, aby EURECA obejmowała nam cały cykl od zamówień zakupów do uzyskania płatności ze sprzedaży. Dzięki temu jest to rozwiązanie, z którego korzystają i finanse, i sprzedaż, i zakupy, i księgowość, no i oczywiście sam prezes. Dziś mamy organizację, w której podejmowane są decyzje oparte na wiarygodnych danych. Dzięki temu jesteśmy przygotowani na zmieniające się warunki rynkowe” – Dyrektor Finansowy, Marta Śliwicka.