Jak utrzymać porządek i jakość w firmie przy szybkim wzroście, korzystając z systemu do raportowania? Case Study ORNO GROUP

Przykładem na to, jak system do raportowania może usprawnić działanie przedsiębiorstwa, jest powstały ponad 30 lat temu zakład poligraficzny ORNO Poligrafia, który po 11 latach został przekształcony z jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę ORNO Export-Import importującą produkty elektryczne. Dziś produkty dynamicznie rozwijającej się spółki ORNO GROUP eksportowane są do 16 państw, a firma zatrudnia ponad 80 pracowników. Jak podkreśla Rafał Owczarek, Prezes Zarządu: „Nie stoimy w miejscu. Dzisiaj jesteśmy lepsi niż byliśmy wczoraj – i robimy wszystko by jutro móc powiedzieć to samo…”.
Łatwo powiedzieć, ale jak to zrobić? Jak zapanować nad wszystkim przy tak szybkim rozwoju i nie zgubić po drodze ani efektywności ani jakości?
Przez lata rzeczywiście w ORNO GROUP rosły obroty i zatrudnienie, rozwijał się portfel produktów, pojawiały się nowe grupy asortymentowe, nowe marki, a przy tym także nowe coraz bardziej imponujące siedziby firmy czy obiekty magazynowe. Jednak dziś nie da się zapewnić stałego rozwoju firmy, zwłaszcza w czasach tak wielkiej niepewności i złożoności bez analizowania danych w sposób czytelny i uporządkowany.

Spis treści:
Mały biznes – mały kłopot, duży biznes – duży kłopot
Jak poradziło sobie z tym ORNO GROUP?
System dopasowany do potrzeb, a nie odwrotnie
Tabela czy pulpit? Zalety EUREKI
W czym dokładnie EURECA pomogła firmie ORNO GROUP?
Firma szybko się rozwija, a więc co dalej?

Mały biznes – mały kłopot, duży biznes – duży kłopot. Rola systemu do raportowania

Szybki rozwój to wyzwanie wielu polskich przedsiębiorstw, zwłaszcza bez systemu do raportowania. Przy mniejszej skali to, że wszystkie niezbędne informacje a zarazem centrum decyzyjne jest w głowie właściciela czy prezesa może być nawet zaletą, firma jest elastyczna. Jednak gdy biznes rośnie a dodatkowo staje się coraz bardziej złożony, taki właściciel staje się „głównym trybikiem”, bo tylko on wie czego ile i kiedy zamówić, albo komu w jakiej cenie sprzedać. Im większy wzrost, tym bardziej skomplikowane staje się zarządzanie firmą. I tak było w ORNO GROUP. Skomplikowana stała się już sama sprzedaż.
Produkty firmy ORNO GROUP na dzień dzisiejszy możemy znaleźć na półce u wielu dystrybutorów w Polsce, głównie są to hurtownie elektryczne i sklepy wielkopowierzchniowe, a również poza granicami kraju. W Polsce sprzedaż B2B realizowana jest poprzez hurtownie elektryczne wielooddziałowe (m.in. Alfa Elektro, ASAJ, ETAK, MORS, Onninen, Solar, TIM), hurtownie zrzeszone w grupach zakupowych (m.in. EL-Plus, EL-SIGMA, Elektro Omega, Fegime, Forum-Rondo, Inter-Elektro, WEG Polska), sieci DIY (Do-It-Yourself, jak m.in. Bricoman, BRICO Marche, Leroy Merlin, Mrówka, OBI) oraz sklepy internetowe (m.in. Damex, Elektrone, Vermann). Przy 2 500 pozycji asortymentowych, 70 000 sprzedawanych produktów miesięcznie, 1 500 regularnych klientów w Polsce (nie licząc pozostałych 16 krajów) jest to dość skomplikowana układanka. Zwłaszcza zakładając, że sprzedaż tę realizuje 16 handlowców mobilnych (z czego 8 sprzedaż hurtowa, 4 sprzedaż DIY, 2 sprzedaż exportowa), a ważne jest także utrzymywanie wysokiej jakości obsługi i produktów (współczynnik reklamacji 0,4% sprzedaży).
Zdecydowanie nie może tym zarządzać jedna osoba, czy to prezes czy dyrektor sprzedaży bez odpowiednich narzędzi.

Jak poradziło sobie z tym ORNO GROUP? System do raportowania EURECA

Dość szybko zauważono, że sam Excel nie wystarczy jako system do raportowania. Odpowiedzialny za sprzedaż hurtową dyrektor, Robert Zamorski korzystał więc z wypracowanego narzędzia w postaci tabel przestawnych w Excel i zbudowanej sprzedażowej kostki OLAP pobierającej dane z systemu InsERT. Cała analityka odbywała się dalej w Excel i w postaci takich tabel raporty otrzymywał zarówno prezes jak i handlowcy.
Nie było w tym nic szczególnego, bo w wielu organizacjach pierwszym podejściem jest usprawnienie pracy w Excelu przez jakąś nakładkę, jakieś makro, próbę „budowy Hurtowni Danych w Excel”. Czyli co można zrobić aby niskim kosztem usprawnić pracę w Excel, ale aby to nadal był Excel. Czasem takie rozwiązania sprawdzają się dłużej, czasem krócej, a czasem od razu widać, że są niewystarczające.
W ORNO GROUP także w pewnym momencie to rozwiązanie przestało działać i powstała potrzeba szybkiego wypełnienia tej luki. Założono, że te analizy i raport powinny być na tyle złożone i szczegółowe jak jest to potrzebne, ale nie bardziej. Poszukiwano więc profesjonalnego rozwiązania do raportów i analiz, ale takiego, które dopasuje się do organizacji i jej potrzeb, a nie będzie wymagało dopasowania się do niego. I tak pojawiła się koncepcja wykorzystania systemu EURECA firmy Controlling Systems.

System dopasowany do potrzeb, a nie odwrotnie

Sprzedaż hurtowa w ORNO GROUP realizowana jest i rozliczana na handlowców:

• w postaci sprzedaży bezpośredniej w danym miesiącu
• oraz odsprzedaży, czyli sprzedaży realizowanej w hurtowniach sieci wielooddziałowych ze stokiem produktów przechowywanych na dużych magazynach centralnych tych sieci.

Informacje o tej odsprzedaży pojawiają się po zamknięciu miesiąca i wg regionów przypisywane są automatycznie do jednego z 8 handlowców.
We wcześniej wykorzystywanym rozwiązaniu handlowcy otrzymywali informacje rozproszone w wielu plikach Excel, a znalezienie poszukiwanej informacji zajmowało cenny czas. W raporcie generowanym przez system EURECA każdy handlowiec otrzymuje informacje o swoim targacie miesięcznym w rozbiciu na dni robocze w danym miesiącu, a po spłynięciu danych o odsprzedażach pojawiają się także dane o przypisanych do danego handlowca odsprzedażach w jego regionie z poprzedniego miesiąca. Jest to połączone z jego rzeczywistą sprzedażą bezpośrednią na bieżąco, tak, że każdy handlowiec widzi stopień realizacji swojego targetu uwzględniający liczbę dni roboczych. Dyrektor natomiast ma dostęp do raportu dla wszystkich handlowców, a więc jest to swego rodzaju system wczesnego ostrzegania i wiadomo, któremu z handlowców trzeba pomóc, gdy widać, że jego wynik bieżący odbiega o założonego planu.
Zaimplementowany w EURECE model umożliwił uwzględnienie specyfiki organizacji, np. promowanie sprzedaży oferty podstawowej. Sprzedaż oferty podstawowej jest w raportach wliczana do targetu w 100%, jednak sprzedaż oferty uzupełniającej jedynie w 85%. W dalszym etapie po uwzględnieniu bonusów i innych kosztów wyliczany jest automatycznie zysk.
Oczywiście taki system prognozowania nie jest idealny, nie bierze pod uwagę wszystkich czynników, ale jest funkcjonalny i wystarczający zarówno dla dyrektora nadzorującego pracę handlowców jak i dla samych handlowców. Wszystko zgodnie z założeniem, aby analizy i raport były na tyle złożone i szczegółowe jak jest to potrzebne, ale nie bardziej. Przede wszystkim chodzi o korzyści biznesowe i o to aby użytkownicy rzeczywiście korzystali z rozwiązania i ufali pozyskiwanym informacjom. W powiązaniu z tym, wraz z wdrożeniem EUREKI nastąpiła zmiana formy raportów. Nie są już to tabele w arkuszu kalkulacyjnym, ale interaktywne pulpity.

Tabela czy pulpit? Zalety systemu do raportowania EURECA

Handlowcy byli przyzwyczajeni do otrzymywania raportów w tabeli, teraz dzięki systemowi do raportowania EURECA mają pulpity. Dostrzegają pewne korzyści z nowej formy, np., że szybciej mogą coś zauważyć albo, że wszystko mają w jednym miejscu, jednak jak każda zmiana także ta wymaga czasu na dostosowanie się.
Łatwo dostrzegalny jest wniosek, że pulpity są idealne do szybkiego czytania danych i podejmowania decyzji. Z drugiej strony tabele są niezbędne do analizowania szczegółów. EURECA daje możliwość korzystania zarówno z pulpitów interaktywnych, tabel przestawnych i tabel płaskich w zależności od potrzeby użytkownika. Handlowcy korzystają więc z udostępnionych im pulpitów wg uprawnień ukazujących zafiltrowane informacje, które są im potrzebne i na takim poziomie szczegółowości jaki jest im pomocny. Dyrektor sprzedaży ma możliwość także sprawdzania szczegółów, gdy jest taka potrzeba.
Na poziomie ogólnych danych biznesowych z pulpitów rozpoczął również korzystanie prezes firmy. Po weekendzie „zaprzyjaźnienia się” z pulpitami przekazał osobie, która wcześniej była odpowiedzialna za generowanie raportu, aby już tego nie robiła, komentując „teraz ma to wszystko za jednym kliknięciem”. Chciałoby się krzyknąć „EUREKA”… jednakże, za tym przysłowiowym „jednym kliknięciem” kryje się dość dokładna praca wdrożeniowa w postaci dogłębnej analizy oczekiwań, budowy struktur bazodanowych a na końcu stworzenie widoku raportu dla użytkownika.

W czym dokładnie system do raportowania EURECA pomógł firmie ORNO GROUP?

Dyrektor sprzedaży hurtowej, był przymuszony do poszukiwania nowego rozwiązania w postaci systemu do raportowania, gdy poprzednie przestało działać. Skontaktował się z firmą Controlling Systems, bo korzystał z EUREKI u jednego ze swoich wcześniejszych pracodawców. Teraz jednak miał wystąpić w roli nie jedynie użytkownika, ale osoby określającej wymagania i potrzeby oraz szczegóły wdrożenia. Wcześniejsze korzystanie przez dwa lata z kostek OLAP i tabel przestawnych dały wiedzę odnośnie oczekiwań na przyszłość i pomogły w rozmowach z prezesem, który wiedział już jakie korzyści można mieć z tego typu analiz i raportów.
Wymagania pierwotnie sprowadzały się więc do odtworzenia funkcjonalności jaką wcześniej dawała kostka OLAP z tabelami przestawnymi. Gdy jednak dyrektor sprzedaży zobaczył co można zrobić z danymi przy wykorzystaniu pulpitów, od razu zdecydował, że nie tylko sam chce z nich korzystać, ale chce je udostępnić także innym użytkownikom. Dość często realizowanie czegoś stale w taki sam określony sposób np. w Excelu, może ograniczać nasze spojrzenie na sposób realizacji tego procesu. Może się wydawać, że to musi trwać tyle czasu, że to musi być tak skomplikowane lub musi mieć takie czy inne ograniczenia. W tym wypadku EURECA pokazała, że można inaczej.
Po wdrożeniu EUREKI dostrzeżono dodatkowe wartości wynikające ze skrócenia procesu realizacji analiz i raportów. Dzięki automatyzacji niepotrzebne było już liczenie „na boku” czy wklejanie wartości z jednego pliku Excel do drugiego. Dostrzeżono także korzyści z przedstawiania danych w łatwo generowalnych wizualizacjach. Handlowcy cenią sobie, że mają obecnie wszystkie raporty w jednym miejscu, nie muszą niczego szukać po różnych plikach Excel. Nie są też zasypywani mnóstwem raportów, mają dostęp do 4-5 automatycznie odświeżanych raportów.
Na uwagę zasługuje także podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu do controllingu pomimo świadomości, że obecny system ERP będzie wymieniany za kilka miesięcy. EURECA po szybkim wdrożeniu daje od razu korzyści biznesowe, a przy wdrożeniu nowego systemu ERP ułatwi zachowanie ciągłości danych (dane sprzedażowe z poprzedniego systemu w połączeniu z danymi na nowo ewidencjonowanymi w nowym systemie). W przypadku EUREKI potrzebne będzie jedynie przepięcie źródeł danych. W podjęciu tej decyzji pomocny był także fakt, że EURECA jest rozwiązaniem bardzo elastycznym i może się dopasować nie tylko do dowolnego systemu ERP, ale także do wielkości firmy i jej zasobów IT.

Firma szybko się rozwija, a więc co dalej

Wdrożenie systemu controllingowego EURECA otwiera możliwości dalszego rozwoju. W przypadku firmy ORNO GROUP jako kolejny etap zdefiniowano obszar stanów magazynowych, aby połączyć go ze sprzedażą i po opracowaniu odpowiednich współczynników ułatwić pracę kupcom i menedżerom produktu. Po wdrożeniu drugiego etapu zapewne pojawią się apetyty na dalszy rozwój. Na dziś dyrektor ds. sprzedaży hurtowej wspomina o obszarze zobowiązań i należności wobec klientów, jednak mogą pojawić się inne potrzeby. Jedno jest pewne, aby móc z przekonaniem powtórzyć słowa prezesa spółki ORNO GROUP, że robimy wszystko by jutro być lepszymi niż dziś, trzeba dziś analizować dane i na podstawie uzyskanych informacji podejmować właściwe decyzje.