W tej pozycji naszego bloga tekst Grzegorza Rawicza, który opisuje wyniki sondy wśród pracowników controllingu w Polsce, którą przeprowadziliśmy wśród polskich Użytkowników portalu LinkedIn.
Spis treści
Co najbardziej irytuje pracowników?
Największy problem
Inne wyzwania
Rozwiązania
Dlaczego w Twojej firmie nie usprawnia się procesu planowania?
Co irytuje pracowników działu controllingu?
Controlling Systems od 2003 roku blisko współpracuje z controllerami w najróżniejszych organizacjach i firmach w Polsce, a pracownicy CS aktywnie działają także w strukturach ICV oraz wykładają na studiach podyplomowych. Tysiące rozmów przeprowadzanych z osobami profesjonalnie zajmującymi się controllingiem skłoniło nas do postawienia pewnej tezy:
Najczęstszym wyzwaniem, jakie irytuje controllerów w Polsce, jest konieczność ciągłego sklejania danych uzyskanych od wielu planistów oraz sprawdzanie błędów w arkuszu.
Jednak pomyśleliśmy, że może tylko tak nam się wydaje, bo wiemy, jak pomóc w takim przypadku, więc zachowujemy się jak ten lekarz specjalista, który na każdy zgłoszony objaw szuka rozwiązania jedynie w zakresie swojej specjalności. Postanowiliśmy więc przeprowadzić sondę wśród praktyków controllingu poprzez LinkedIn. Wysłane pytanie, czy najbardziej denerwujące w pracy jest właśnie to, co podejrzewamy, czy coś zupełnie innego, pozwoliło nam zebrać ciekawy materiał, którym się dzielimy. Na naszą sondę odpowiedziało 169 osób z 154 firm i organizacji. Wzięły w niej udział osoby od stanowisk zarządczych, poprzez dyrektorów, kierowników, liderów, ekspertów, koordynatorów po controllerów, specjalistów controllingu i anpalityków. Zdecydowanie największą grupą byli controllerzy (71) oraz osoby zarządzające działami controllingu (46), a następnie specjaliści ds. controllingu (32). Choć sonda była przeprowadzona po polsku, odpowiedziało także kilku controllerów pracujących za granicą, ale ich odpowiedzi nie różniły się o tych rodzimych.
Brak automatyzacji – największy problem pracowników controllingu
Rzeczywiście aż 32% badanych osób związanych z controllingiem potwierdziło, że ich głównym problemem jest to, że wykorzystując w pracy arkusz kalkulacyjny MS Excel, muszą scalać dane, co zajmuje mnóstwo czasu i jednocześnie jest bardzo podatne na generowanie błędów, jakie trzeba później wyszukać i skorygować.
Jednocześnie to wyzwanie było bardzo różnie opisywane. Poniżej kilka przykładów:
- „Jednym z największych problemów, z jakim się spotykam, jest sklejanie danych od planistów, przychodzą w rożnej postaci – zazwyczaj złej. Problemu z arkuszami nie mam bo to ja zazwyczaj jestem ich autorem.”
- „Na pewno konsolidacja jest problemem. Dodatkowo pracuję w mocno zdywersyfikowanej firmie i dla różnych segmentów działalności są różne template’y. Niektórzy raportują w zł inni w tys. zł. Zmieniają się plany kont. Różne systemy FK w różnych spółkach. Ale chyba konsolidacja danych to największe wyzwanie i coś co jest najbardziej pracochłonne.”
- „Potwierdzam to co Pan wymienił. Dodatkowo dodam od siebie oparcie całego procesu na Excelu plus czynnik ludzki – łatwo o błąd. Czasochłonna konsolidacja danych. Presja czasu.”
- „Mam takie same odczucia. Presja czasu połączona z oczekiwaniem na dane od wielu osób, dywizji, następnie skonsolidowanie tych danych w bardzo krótkim czasie, co prowadzi czasami do pojawiania się błędów. Niekiedy pojawiają się błędy w danych które otrzymuję.”
- „Sprawdzanie błędów i sklejanie danych jest faktycznie bardzo uciążliwe. W moim jednak przypadku bardziej frustrujące jest podejście: sklejanie tych samych danych w wielu wersjach layoutu, czyli inaczej mówiąc brak zdecydowania i wizji odnośnie zawartości i wyglądu raportu budżetowego (choć to adresowane jest często na samym początku)”.
- „Okres budżetowy to jest jeden z najbardziej gorących okresów w roku. W związku z brakiem systemu controllingowego dużo czasu poświęcamy na wklejanie, konsolidowanie danych”.
- „Rzeczywiście poprawianie błędów jest denerwujące. Ja dodałabym jeszcze upominanie się o dane od spóźnialskich”.
Problem nawet większy
W rzeczywistość grupa potwierdzająca, że taki problem istnieje, jest znacznie większa. Niektórzy, nieuwzględnieni we wspomnianych 32%, twierdzili, że rzeczywiście tak jest, ale nie nazywaliby tego problemem czy wyzwaniem, bo to chleb powszedni controllera i musi do tego przywyknąć (4%). Inni zgłaszali, że jednak większym problemem jest brak czasu, krótkie terminy, bo gdyby czasu było więcej, to z tymi ograniczeniami Excela by sobie jakoś poradzili. A jeszcze inni podkreślali ułomności komunikacji z uczestnikami procesu planowania / budżetowania czy też niezrozumienie przez, nich tego, na czym on polega i często w konsekwencji otrzymywanie do sklejania danych niepoprawnych, niespójnych czy nierzetelnych.
Jak sobie z tym problemem poradzić?
Analizując odpowiedzi osób, które otwarcie mówiły, że problemu takiego nie mają, można wyróżnić 2 grupy. Pierwsza to 14% uczestników naszej sondy, którzy posiadają rozwiązanie dedykowane do planowania, automatyzujące ten proces. Niektórzy wręcz nazywali to szczęściem – „w poprzednich firmach miałem taki problem, ale obecnie mam szczęście pracować z narzędziem do planowania”. Inni dokładali jednak łyżkę dziegciu –„wcześniej były arkusze Excelowe z koniecznością ich sklejania i wszelkimi konsekwencjami, teraz jest rozwiązanie, ale jest ono skomplikowane, wymaga szkolenia, większość uczestników procesu planowania nie jest w stanie samodzielnie wprowadzać danych, więc i tak to controllerzy wprowadzają dane botom up”.
Kliknij tutaj aby zobaczyć wizualizację wyników sondy wykonaną w aplikacji Eureca Pulpity
Druga grupa to 9% specjalistów controllingu, którzy twierdzą, że przy odpowiednim wykorzystaniu instrukcji dla uczestników procesu planowania, stworzeniu makr, wykorzystaniu formuł sprawdzających czy nakładek na Excel można sobie pracę z Excelem ułatwić na tyle, że nie jest ona stresująca. Były to jednak raczej wypowiedzi z nieco mniejszych organizacji i od tzw. wirtuozów Excela.
Inne wyzwania wskazane przez pracowników controllingu
A jakie inne wyzwania w świecie controllingu były zgłaszane przez uczestników naszej sondy? Część związana była z czynnikiem ludzkim, a część z samym procesem czy wspomnianym już brakiem czasu:
- 11% – dostarczanie danych planistycznych w ostatniej chwili lub wręcz niedotrzymywanie wyznaczonych terminów,
- 10% – wielokrotne modyfikacje i zmiany założeń. Ten problem był najczęściej zgłaszany w kontekście zmian wprowadzanych przez zarząd lub centralę w ostatniej chwili, co powoduje potrzebę powtórzenia całej pracy przy zmienionych założeniach, ale już w znacznie krótszym czasie,
- 9% – niespójność i słaba jakość danych. Jako przyczyna tego problemu często wskazywany był inny – niezrozumienie, niepoważne podejście do procesu budżetowania, traktowanie go jako zło konieczne, coś, co trzeba szybko jakoś zrobić i mieć za sobą,
- 5% – ułomności komunikacji z uczestnikami procesu planowania,
- 4% – niezrozumienie procesu budżetowania i brak podstawowej wiedzy finansowo-księgowej i znów niepoważne podejście do procesu budżetowania,
- 3% – ogólny brak czasu, napięte terminy,
- 2% – nierealne założenia do budżetu, asekurowanie się i „buforowanie” przez osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary budżetowe, „gra budżetowa”. Przy takim podejściu wartość tak stworzonego budżetu jest mocno ograniczona,
- 2% – potrzeba tworzenia wielu różnych wersji budżetu,
- 1% – niestabilność prawna i podatkowa, niestałość regulatora.
Rozwiązanie
Oczywiście nie po to tworzymy listę wyzwań czy problemów, aby zobaczyć, ile ich jest, ale by zastanowić się nad ich rozwiązaniem. Przyglądając się im, można je właściwie zaklasyfikować do 2 grup:
- Te, które można rozwiązać przy pomocy narzędzia usprawniającego proces budżetowania – problemy zgłaszane przez 53% uczestników naszej sondy:
- sklejanie danych podatnych na błędy,
- potrzeba tworzenia wielu wersji budżetu,
- niespójność i słaba jakość danych,
- wielokrotne modyfikacje i zmiany założeń,
- Te, które wymagają innych działań, np. szkoleń czy zmian procesowych – problemy zgłaszane przez 26% uczestników naszej sondy:
- Nierealne założenia budżetowe, asekurowanie się i bufory,
- Brak czasu, napięte terminy,
- Zła komunikacja,
- Dostarczanie danych na ostatnią chwilę i niedotrzymywanie terminów,
- Niezrozumienie procesu, brak wiedzy finansowo-księgowej,
- Niestabilność prawna i podatkowa.
To Cię zainteresuje:
Przykłady pomyłek powstałych podczas pracy z arkuszami Excela – materiał z rynków UE i USA
Opis procesów planowania i budżetowania w systemie Eureca
Planowanie i budżetowanie
Zaskakujące jest, jak wiele można usprawnić, wdrażając rozwiązanie do planowania / budżetowania, a jednocześnie, jak wiele firm i organizacji z takiego narzędzia nie korzysta.
Trzeba także podkreślić, że takie rozwiązanie do budżetowania, automatyzując proces, niektóre problemy adresuje bezpośrednio, a inne pośrednio, w znacznym stopniu niwelując negatywny wpływ tych wyzwań, także umieszczonych w drugiej grupie. Nie można wyeliminować modyfikacji i zmian założeń, które z definicji są nie do uniknięcia, bo nikt nie powie właścicielowi, centrali czy zarządowi, że nie wolno wprowadzać modyfikacji, dlatego nie umieściliśmy tego wyzwania w drugiej grupie. Przeszkolenie, zmiany procesowe czy coaching pewnie niekoniecznie będą tu skuteczne, można natomiast dzięki wdrożeniu rozwiązania do budżetowania uczynić wprowadzanie modyfikacji, nawet wielokrotnych i w ostatniej chwili, prostym i bezstresowym.
Brak czasu, jako wyzwanie ogólne, umieściliśmy jednak w drugiej grupie, bo można usprawnić ten obszar przez szkolenie z zarządzania sobą w czasie czy wprowadzenie jednej ze sprawdzonych koncepcji, jak GTD Allena albo 4DX Coveya. Jednak wprowadzenie rozwiązania do budżetowania skraca czas tworzenia budżetu czy jego kolejnych wersji. Uwalnia więc czas, a terminy stają się mniej napięte. Pośrednio można także usprawnić komunikację, gdy system jest jasny, przejrzysty i wspomaga realizację procesu, prowadząc użytkownika za rękę. Wtedy także łatwiej poradzić sobie z niezrozumieniem procesu budżetowania czy brakiem wiedzy finansowej u uczestników procesu budżetowania.
Kolejna sonda
Chcielibyśmy kontynuować analizowanie potrzeb i oczekiwań controllerów w Polsce, stąd nasz zamiar dalszego pogłębienia wspomnianej sondy. Wiemy już, że 1/3 osób profesjonalnie zajmujących się controllingiem potwierdza, że główne ich wyzwanie to kwestia konieczności ciągłego sklejania danych uzyskanych od wielu planistów, co jest podatne na błędy, a z drugiej strony co najmniej kolejna 1/3 deklaruje, że rzeczywiście ten problem istnieje, ale albo przywykli do niego, albo uważają, że większym problemem jest brak czasu, problemy komunikacyjne, jakość danych lub inne pokrewne. Wiemy także na podstawie ponad 200 przeprowadzonych wdrożeń, że stosunkowo łatwo można te wyzwania zniwelować, a jedynie 14% respondentów deklaruje, że ma narzędzia do budżetowania i kolejne 9%, że usprawniło sobie pracę w Excel w wystarczającym stopniu. Stąd pojawia się pytanie:
Dlaczego w Twojej firmie nie dąży się do wdrożenia narzędzia usprawniającego i automatyzującego proces planowania?
Znów nasze doświadczenie podpowiada pewne najczęstsze odpowiedzi, ale być może otrzymane odpowiedzi to zweryfikują:
- Jest za drogie dla nas,
- Obawiamy się, że choć coś usprawni, to jednocześnie może być skomplikowane w użyciu,
- Zarząd lub właściciel nie widzą w tym wartości dla siebie,, a jedynie dla controllingu
- Nie ma zgody centrali na takie wdrożenia, tylko to, co sami zaoferują,
- Są inne ważniejsze priorytety,
- Inne?
Prosimy o odpowiedź, co jest główną przyczyną braku decyzji o wdrożeniu rozwiązania wpierającego planowanie. Jeśli natomiast takie rozwiązanie zostało wdrożone lub jest wdrażane obecnie, to co było głównym impulsem czy motywatorem do tego działania?
Do uczestników naszej sondy wyślemy raport podsumowujący, obejmujący także odpowiedzi na pytanie dotyczące przeszkód w podjęciu decyzji o wdrożeniu narzędzia controllingowego. Odpowiedzi proszę wysyłać na adres kontakt@c-systems.pl
Dr Grzegorz Rawicz-Mańkowski
Business Development Manager w firmie Controlling Systems. Od ponad 20 lat związany z rynkiem Business Intelligence. Wykładowca m.in. na Akademii Leona Koźmińskiego i Estonian Business School.
