Skomplikowane budżetowanie w grupie kapitałowej Osadkowski SA

Grupa Osadkowski jest jednym z liderów krajowego rynku rolnego, co przekłada się na skomplikowany proces budżetowania w tej firmie. Wchodzące w jej skład spółki oferują szeroki zakres usług dla rolników i agrobiznesu. Działalność grupy, zapoczątkowana na terenie Dolnego Śląska, sięga 1990 roku. Dziś sieć punktów firmowych i liczni przedstawiciele handlowi zapewniają kompleksową obsługę gospodarstwom rolnym oraz firmom przetwórczym na terenie całego kraju w zakresie obrotu środkami i maszynami do produkcji rolnej, kontraktacji, skupu i sprzedaży płodów rolnych, a także świadczonych na rzecz rolnictwa usług szkoleniowych i doradczych. W skład grupy wchodzą m.in. takie firmy jak: Osadkowski – Cebulski, Osadkowski Raiffeisen oraz największa z nich: Osadkowski SA. Na co dzień firma zajmuje się m.in. obrotem płodami rolnymi, zaopatrzeniem rolników w środki produkcji: nawozy, maszyny, środki ochrony roślin itp. Ponadto Osadkowski SA ma w swojej ofercie szereg usług, począwszy od serwisu maszyn, przez usługi doradcze dla rolników, po pomoc w uzyskiwaniu funduszy unijnych oraz usługi ubezpieczeniowe i finansowe dla gospodarstw rolnych.

Spis treści:
Kluczowe informacje
Rzeczywistość przed wprowadzeniem nowych rozwiązań
Obawy związane z wprowadzeniem systemu EURECA
Co się zmieniło po wdrożeniu systemu EURECA?
Zalety systemu

Rzeczywistość controllingowa i finansowa w Osadkowski SA – kluczowe fakty o budżetowaniu w tym przedsiębiorstwie

W przypadku przedsiębiorstwa Osadkowski budżetowanie jest wysoce skomplikowanym zadaniem, m.in. ze względu na specyfikę branży, w której firma działa. Sezonowość sprzedaży, brak oznaczoności poszczególnych partii towarowych w przypadku skupu części płodów rolnych, rozbudowane systemy bonusowe w rozliczeniach z dostawcami i odbiorcami – wymienione przykłady to tylko wybrane elementy z obszarów, w których niezbędna jest rozbudowana analiza zdarzeń gospodarczych i systemy raportowania. Planowanie poszczególnych budżetów w takich warunkach rodzi szereg problemów i wymaga ogromnego nakładu pracy oraz czasu. To prowadzi do konieczności wykorzystania coraz bardziej rozbudowanych i elastycznych narzędzi informatycznych. Jednak zanim takie narzędzia się pojawią, niezbędne jest skonstruowanie optymalnego modelu controllingowego, który ma za zadanie ułatwić procesy budżetowania czy analiz. W tym celu kierownictwo firmy Osadkowski SA podjęło decyzję o wprowadzeniu zmian organizacyjnych, polegających między innymi na:
– utworzeniu dziewięciu centrów kosztowych w dwunastu lokalizacjach,
– powołaniu ośmiu centrów wyniku,
– wyznaczeniu dwunastu głównych oraz dwudziestu pomocniczych dysponentów budżetów.
Do tego należy jeszcze dodać macierzowe struktury odpowiedzialności za realizację budżetów, a w odniesieniu do ewidencji księgowej, płaskie struktury planu kont z rozbudowanymi systemami znaczników.

Jeśli chodzi o procesy planowania czy wieloprzekrojowych analiz, to są one raczej typowe i odnoszą się m.in. do takich kwestii jak: należności i zobowiązania, stany magazynowe, rozliczenia wewnętrzne, sprzedaż czy marże w podziałach na branże, regiony, klientów itp. Oprócz tego w funkcjonującym w firmie modelu controllingowym występują elementy charakterystyczne dla rachunku ABC i tutaj przykładami mogą być: procesy planowania według obszarów zarządzania, takich jak np. projekty inwestycyjne, kampanie marketingowe i wiele innych.

Może zainteresuje Cię:
Wdrożenie rachunku kosztów działań ABC u innego naszego klienta

Jak wyglądało budżetowanie w Osadkowski SA, zanim pojawiła się EURECA?

Wspominane wcześniej: specyfika rynku, na którym działa Osadkowski SA, i złożoność procesów controllingowych prowadziły do powstawania coraz większych problemów z budżetowaniem. Wprawdzie firma starała się wykorzystywać różnorodne narzędzia informatyczne, aby ułatwić i przyśpieszyć pracę, jednak na dłuższą metę okazały się one niewydajne. Co więcej, jednym z elementów ówczesnego środowiska informatycznego był system klasy Business Intelligence, który jednak cechował się ograniczoną funkcjonalnością w stosunku do potrzeb kierownictwa Osadkowski SA. System pozwalał na prowadzenie analiz, jednak pozbawiony był funkcji, które umożliwiałyby planowanie w poszczególnych obszarach działalności.

Reporting Services

Innym elementem środowiska informatycznego wspierającego menedżerów firmy w tamtym okresie był system Reporting Services. Służy on do generowania różnorodnych raportów, zawierających dane o sytuacji gospodarczej w wybranych obszarach działalności, a dzięki swojej elastyczności jest używany w firmie do dziś. O ile w kwestii raportowania znaleziono sposób na wyeliminowanie najważniejszych problemów, o tyle proces budżetowania w dalszym ciągu przebiegał w „klasyczny” dla wielu firm sposób – w oparciu o arkusz kalkulacyjny MS Excel wraz ze wszystkimi jego ograniczeniami. Wśród tych niedogodności znamienne były brak możliwości pracy grupowej, brak zapisu danych w jednej bazie czy konieczność generowania tysięcy arkuszy, które następnie należało rozesłać do uczestników, i tworzenie kolejnych wersji budżetów. Następnie konieczne było ponowne skonsolidowanie danych, naniesienie poprawek i rozesłanie ich do adresatów… i cały cykl się powtarzał.

Żmudna praca

Jak to zwykle w takich sytuacjach bywa, pracownicy działu controllingu próbowali się ratować, pisząc coraz bardziej złożone makra, które pozwoliłyby choć w części zautomatyzować konsolidację danych. Wystarczyło jednak, żeby ktoś z uczestników planowania w drobny sposób zaingerował w część danych już istniejących w arkuszach, np. dostawił spację w nazwie produktu, a cały proces zbierania i konsolidowania danych wymagał ponownego ręcznego sprawdzania ich poprawności, przypominającego przysłowiowe poszukiwania igły w stogu siana.
Do tego dochodziły też inne problemy ściśle związane z funkcjonującymi wówczas w firmie narzędziami informatycznymi: uciążliwe tworzenie rozbudowanych struktur planistycznych, rozproszenie budżetów cząstkowych i problemy z konsolidowaniem danych.

Poszukiwanie rozwiązań

Taki stan rzeczy nie mógł być dłużej tolerowany. Firma dynamicznie rosła, zwiększała swój udział w poszczególnych rynkach, a co za tym idzie zwiększała się ilość danych, które miały niebagatelne znaczenie dla podejmowania decyzji. Kierownictwo firmy postanowiło znaleźć system, który w kompleksowy sposób pozwoli rozwiązać istniejące problemy.

Zwrócono się najpierw z zapytaniem do dotychczasowych dostawców, jednak oni nie byli w stanie przedstawić satysfakcjonujących ofert. W związku z tym rozpoczęto poszukiwania nowych oferentów.

„W tym czasie dotarła do nas informacja, że jedna z naszych siostrzanych spółek: firma Osadkowski – Cebulski zakupiła system controllingowy wyposażony w rozbudowane narzędzia do planowania i wielowymiarowych analiz. Tym systemem była EURECA, a my postanowiliśmy przyjrzeć się temu rozwiązaniu” – wspomina Piotr Sawicki, Kierownik Działu Controllingu w Osadkowski SA. „Po 15-20 minutach prezentacji właściwie mogliśmy tylko powiedzieć: „Eureka” – to było to, czego nam dotychczas brakowało. Zaprezentowane nam możliwości systemu stanowiły odpowiedź na wiele pytań czy wątpliwości, były receptą na bolączki, które trapiły nas od lat” – kontynuuje P. Sawicki. „Jednak zanim podpisaliśmy kontrakt z producentem EUREKI, firmą Controlling Systems, testowaliśmy też inny system controllingowy. Jednak wyniki testów nie były zadowalające” – dodaje.

Obawy związane z wdrożeniem systemu do budżetowania i controllingu EURECA

Chcąc wybrać system do budżetowania, który będzie w stanie przynieść nam mierzalne korzyści, opracowaliśmy kilka przykładowych procesów i poprosiliśmy potencjalnych dostawców o przygotowanie prezentacji z możliwościami ich obsługi przez oferowane narzędzia. Okazało się, że na tym etapie wyboru EURECA wypadła najlepiej. Co więcej, systemy ocenialiśmy także pod względem ergonomii i przyjazności interfejsu użytkownika.
Zdajemy sobie sprawę, że bardzo często o powodzeniu wdrożenia decyduje właśnie ten element: jeśli przyszli użytkownicy mają problemy z aplikacją i pracę na niej traktują jak zło konieczne, trudno liczyć na to, iż będą w stanie wykorzystywać jej możliwości w maksymalnym stopniu.

„O ile w przypadku systemów transakcyjnych do pewnych niedogodności można się przyzwyczaić, bo np. wymogi formalne związane z ewidencją zdarzeń stanowią jeden z silniejszych motywatorów, o tyle w przypadku narzędzi, których użycie nie jest pochodną np. przepisów prawnych, wszelkie braki w zakresie interfejsu użytkownika stanowią poważne zagrożenie dla wydajności pracy. Systemy klasy BI do tego typu narzędzi właśnie należą i dlatego prostota obsługi jest ważna” – dodaje P. Sawicki.

Decydujący czynnik

Wróćmy jednak do etapu wyboru systemu w Osadkowski SA:
„EURECA okazała się systemem, który najlepiej spełniał nasze oczekiwania także pod względem intuicyjności czy wspominanej przyjazności interfejsu użytkownika. Pamiętam sytuację, gdy zastanawialiśmy się nad koniecznością organizowania szkoleń dla docelowych użytkowników. Przewidywaliśmy, że będą konieczne spotkania w centrali, wizyty w regionach, aby wesprzeć naszych menedżerów w procesie nauki nowego narzędzia. W rzeczywistości jednak wszystko wyglądało inaczej. Już po wdrożeniu EUREKI, kiedy przyszedł czas na to, aby nasi przedstawiciele handlowi odpowiedzialni za sprzedaż zaplanowali swoje pierwsze budżety w EURECE, przygotowałem dla nich 6-stronicową instrukcję zawierającą zrzuty ekranowe i opisującą krok po kroku tworzenie planów w EURECE. Każda z osób miała też prawo do konsultacji telefonicznych, jeśli pojawiłyby się problemy z pracą w nowym systemie. Co się okazało? 80% użytkowników, którzy mieli przygotować swój pierwszy budżet w EURECE, zrobiło to bezbłędnie i na czas, nie prosząc o żadną pomoc” – mówi P. Sawicki.

Co się zmieniło po wdrożeniu systemu do budżetowania EURECA?

Nowy system do budżetowania spełnił oczekiwania kierownictwa firmy Osadkowski SA i wszystkich jego użytkowników. Wyeliminowano niedogodności procesów budżetowania i analiz z czasów, gdy głównym narzędziem był Excel i poprzednio używane systemy BI. Jednocześnie w warstwie logiki biznesowej czy raczej controllingowej zachowano i odwzorowano w EURECE wiele rozwiązań wypracowanych jeszcze w czasach Excela i poprzedniego systemu BI. EURECA pozwala realizować je szybciej, dokładniej, z zachowaniem poprawności wszystkich danych. Jeśli chodzi o zmiany, to tak wypowiada się o nich Piotr Sawicki:
„Staramy się jak najwięcej pracy wykonywać za pomocą samej aplikacji i jej trybu przeglądarkowego. Do niezbędnego minimum ograniczamy możliwość generowania arkuszy Excel, pomimo iż EURECA bardzo dobrze radzi sobie z takim zadaniem, a jej baza może być zasilana bezpośrednio z arkuszy XLS. Uznaliśmy jednak, że tryb przeglądarkowy i aplikacja będą najlepszym rozwiązaniem do codziennej pracy dla controllerów finansowych oraz pozostałych uczestników procesów budżetowania” – kończy.

Jakie zalety ma system do budżetowania EURECA?

Aby dostrzec zalety systemu do budżetowania EURECA, warto ponownie zwrócić uwagę na wypowiedzieć Piotra Sawickiego:
„Patrząc z perspektywy czasu na nowe narzędzie w naszej firmie, należy przyznać, że EURECA ma bardzo pozytywny wpływ na naszą pracę. Zalet jest niewątpliwie dużo. Te najważniejsze w naszym przypadku to:

• proste tworzenie wielomiarowych i wielowymiarowych struktur budżetowych,
• możliwość powiązania ze sobą różnych miar pomiędzy budżetami,
• łatwe zarządzanie uprawnieniami użytkowników i jednoznaczne ich definiowanie,
• prosty sposób generowania arkuszy Excel (których czasem musimy używać),
• proste tworzenie kostek OLAP i w konsekwencji możliwość wykorzystania ich w Excelu 2007 (tabele przestawne lub funkcje modułowe) oraz w dalszym ciągu używanym systemie Reporting Services,
• dostęp poprzez sieć WWW lub terminalowo – każdy przedstawiciel handlowy może pracować w dowolnym miejscu, gdzie jest dostęp do sieci i korzystać z niezbędnych mu informacji, zapisywać w bazie swoje dane itp.,
• bezpośredni zapis do hurtowni – wszyscy pracują na jednej bazie, nie ma problemu z ustaleniem właściwych i obowiązujących wersji planów, budżetów, raportów,
• każda nowa wartość jest natychmiast zapisywana w hurtowni i można ją znaleźć np. w historii zmian. Przełożeni na bieżąco mogą śledzić plan i wykonanie podległych struktur, bez potrzeby konsolidacji danych,
• intuicyjny interfejs – nawet przy dużej liczbie użytkowników wystarczy kilkustronicowy podręcznik,
• jednoznaczne przypisanie uprawnień: każdy przedstawiciel handlowy planuje i analizuje tylko swój „kawałek” budżetu ogólnego,
• przyjazny system statusowania – wiadomo, na jakim etapie jest aktualnie proces tworzenia budżetu,
• praktycznie dowolna ilość wymiarów, które można stosować w analizach poszczególnych obszarów działalności, łatwość obsługi oraz oparcie wielowymiarowych analiz na popularnej technologii Office Web Components” – kończy Piotr Sawicki.

Z jakich źródeł danych korzysta EURECA?

Podstawowym źródłem danych dla EUREKI jest funkcjonujący w firmie Osadkowski SA system transakcyjny klasy ERP: CDN XL. Do tego dochodzą jeszcze informacje z innego narzędzia: systemu CARMEN używanego do zarządzania flotą pojazdów, telefonów i innego wyposażenia. Warto też w tym miejscu dodać, że uzupełnienie systemem EURECA dotychczasowej architektury informatycznej nie wpłynęło znacząco na wzrost ilości zadań działu IT.

EURECA jest systemem praktycznie bezobsługowym, wymaga głównie zapewnienia ciągłości pracy serwerów, na których jest zainstalowana. Większość prac administracyjnych związanych z zarządzaniem użytkownikami, danymi itp. leży po stronie administratorów w dziale controllingu.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu do budżetowania i analiz jest niewątpliwie sporym wyzwaniem organizacyjnym dla firmy. Jeżeli jednak jest poprzedzone dokładaną analizą potrzeb, precyzyjnym opracowaniem modelu rozwiązania i rzetelnym podejściem obu stron projektu do prac wdrożeniowych, zakończy się sukcesem. Jednak aby go osiągnąć, konieczny jest jeszcze jeden element: zaufanie obu stron i konstruktywne podejście do rozwiązywania wszelkich problemów, jakie w trakcie wdrożenia mogą się pojawić. W firmie Osadkowski SA, podczas wdrożenia „zagrały” wszystkie czynniki kluczowe dla realizacji zamierzonych celów.