Budżetowanie w Canal+ Cyfrowy

CANAL+ Cyfrowy Sp. z o.o. to jedna z wiodących spółek na polskim rynku medialnym, operator platformy cyfrowej CYFRA+, a także nadawca kanałów telewizyjnych: CANAL+, CANAL+ Film/CANAL+ Film HD, CANAL+ Sport/CANAL+ Sport HD, CANAL+ Sport2 oraz ale kino!, ZigZap/Hyper, MiniMini, PLANETE i Kuchnia.tv. Firma umacnia pozycję lidera na rynku praw telewizyjnych, rozbudowuje bazę abonencką oraz wprowadza usługi w oparciu o nowe technologie, takie jak DSL, HDTV czy PVR. Obecnie firma posiada ponad milion abonentów. Do ich obsługi wykorzystywany jest specjalistyczny system typu CRM/ERP. Systemem finansowo-księgowym wykorzystywanym w CANAL+ Cyfrowy Sp. z o.o.  jest system produkcji firmy Simple zawierający m.in. standardowe funkcjonalności, takie jak obsługa należności, zobowiązań czy płac. To właśnie ten system stał się głównym źródłem danych dla EUREKI… obok arkuszy kalkulacyjnych wszystkich docelowych użytkowników nowego systemu.

Zanim pojawiła się EURECA:

Dotychczasowe metody uzyskiwania informacji w procesach budżetowania CANAL+ Cyfrowy Sp. z o.o. (dalej Cyfra+) nie różniły się zbytnio od praktyki rynkowej. Pomiędzy działem finansowym a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi uczestniczącymi w planowaniu krążyły dziesiątki arkuszy kalkulacyjnych. Z roku na rok coraz bardziej rozbudowane i wymagające coraz więcej pracy nad ich konsolidacją. Z kolei kierownicy poszczególnych działów, którzy chcieli mieć dostęp do danych odnośnie wykonań swoich budżetów, nie mogli samodzielnie korzystać z odpowiedniego źródła danych, tylko kierować do działu finansowego zamówienia na opracowanie stosownych raportów. W dynamicznie rozwijającej się firmie, tego typu organizacja pracy staje się coraz bardziej nieefektywna, pracownicy tracą zbyt wiele czasu na zbieranie i przetwarzanie danych natomiast mają tego czasu coraz mniej na analizę informacji, jakie znajdują się w tych danych.  Tego typu sytuacja nie mogła być dłużej tolerowana i kierownictwo firmy postanowiło poszukać na rynku rozwiązania, które uwolniłoby personel Cyfry+ od niepotrzebnych i niewydajnych prac.

„Zmiany jednak nie mogłyby być wprowadzone nagle i narzucone odgórnie. Przy tak poważnej operacji, jaką jest wdrożenie systemu wspomagającego podejmowanie decyzji, do procesu wyboru konkretnego rozwiązania, a następnie do jego wdrożenia musimy włączyć jego kluczowych użytkowników” – mówi Bartosz Szwoch, Zastępca dyrektora finansowego w CANAL+ Cyfrowy Sp. z o.o. „Tylko wówczas, gdy zaprosimy ich do wspólnej pracy nad ostatecznym celem, jaki chcemy osiągnąć możemy uniknąć wielu problemów, rozwiać obawy czy pokonać opór, będący czymś naturalnym i zrozumiałym przy takich zmianach. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy przez kilka ostatnich lat zgromadziliśmy sporo doświadczeń i wiedzy, pozwalających nam ogarniać morze informacji przy użyciu tak prostych narzędzi jak arkusz kalkulacyjny.” – kontynuuje Bartosz Szwoch.

Taką właśnie drogę wybrano w Cyfrze+ i zanim rozpoczęto rozmowy z potencjalnymi dostawcami zakomunikowano docelowym użytkownikom co jest zamiarem kierownictwa oraz poproszono o zgłaszanie własnych pomysłów związanych z wyobrażeniami jak taki idealny system powinien wyglądać. „W naszym przypadku oporów czy obaw nie było dużo. Wszyscy zdawali sobie sprawę z niedoskonałości dotychczasowych metod pracy. Wszyscy wiedzieli, że na rynku są rozwiązania, które pozwalają tego typu niedoskonałości eliminować. Jednak mimo to chodziło nam o to, aby za pomocą dyskusji, merytorycznych argumentów wspólnie przygotować się na pracę, która nas czekała przy wdrożeniu. Chcieliśmy zdobyć maksimum zaufania i wysoki poziom zaangażowania w nadchodzące zmiany u członków naszego zespołu. Dziś, z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że cele te udało się nam w pełni osiągnąć. Razem wypracowaliśmy wspólną wizję tego, co system ma nam dać, a już podczas samego wdrożenia, wszyscy mogli się skupić na istocie projektu a nie np. na likwidowaniu ognisk oporu w poszczególnych komórkach dotkniętych wdrożeniem – wspomina Bartosz Szwoch.

Wybór dostawcy.

Po podjęciu ostatecznej decyzji o zakupie systemu wspierającego budżetowanie i analizy, dokonano wstępnej oceny oferty rynkowej i do rozmów zaproszono trzy firmy. Po serii spotkań, na których dostawcy prezentowali swoje propozycje, wybór padł na firmę Controlling Systems i jej produkt EURECA. W lutym 2007 roku, zespoły projektowe obu firm rozpoczęły współpracę: najpierw tradycyjnie dokonano analizy sytuacji wewnętrznej w Cyfrze+, przygotowano model systemu, i rozpoczęto właściwą pracę wdrożeniową, w trakcie której budowano hurtownię danych – niezbędny element nowego oprogramowania, przygotowywane były m.in. niezbędne dane źródłowe, w systemie odwzorowano docelowe struktury budżetowe, szkoleni byli użytkownicy.

Zakres wdrożenia.

Zakres funkcjonalny będący przedmiotem prac wdrożeniowych to m.in. budżetowanie w takich obszarach jak: koszty, przychody, rachunek wyników, wskaźniki do budżetowania . Użytkownicy pracują we wszystkich dostępnych trybach, tj. bezpośrednio na aplikacji, za pośrednictwem przeglądarki www oraz przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. W tym ostatnim wypadku, są to zwykle te same arkusze, których używano dotychczas tyle, że maja one bezpośrednie połączenie z nowym systemem.

Oprócz tego, EURECA pozwala pracownikom Cyfry+ odejść do niezwykle kłopotliwego i czasochłonnego generowania raportów. Obecnie, każdy z kierowników odpowiedzialnych za swój budżet jest bowiem w stanie samodzielnie tworzyć istotne dla siebie raporty w momencie kiedy ich potrzebuje. Dzięki EURECE może też na bieżąco porównywać wykonanie budżetów oraz śledzić wszystkie przypisywane do swojego działu faktury.

Współpraca z dostawcą.

„Podczas rozmów poprzedzających wdrożenie, konsultanci Controlling Systems szczerze i rzetelnie informowali nas o ilości pracy, jaka na czeka; dokładnie nakreślili podział ról i obowiązków. Każdy z pracowników uczestniczących we wdrożeniu wiedział co go czeka, ile pracy ma do wykonania. Tego typu podejście jest konieczne i bardzo cenne z punktu widzenia klienta.” – mówi Bartosz Szwoch.
„Już w trakcie wdrożenia mieliśmy do czynienia z dwoma ciekawymi w sumie sytuacjami. Po pierwsze: bardzo wcześnie okazało się, że używany przez nas plan kont mógłby wyglądać trochę inaczej. Wówczas moglibyśmy jeszcze lepiej wykorzystywać Eurekę” – wspomina B. Szwoch. „Niestety, w tamtym okresie nie mogliśmy jeszcze skorzystać z propozycji konsultantów Controlling Systems. Po prostu nie ma sensu zmieniać planu kont w trakcie roku. W niedalekiej przyszłości z pewnością wykorzystamy podpowiedzi, których udzielono nam w trakcie wdrożenia Eureki” – kontynuuje B. Szwoch.

Druga ciekawa sytuacja to prace, które dotyczyły naszych sprawozdań finansowych. Ze względu na format sprawozdań na jakim nam zależało oraz na złożoność naszego bilansu, konsultanci Controlling Systems musieli wykonać szereg dodatkowych prac dostosowujących Eurekę do naszych wymagań, a których nie dało się przewidzieć na początku rozmów. W trudnym momencie ekipa z Controlling Systems, stanęła na wysokości zadania i kolejny raz potwierdziła swoje bardzo wysokie kompetencje. Zresztą nie tylko wiedza merytoryczna i doświadczenie stały na najwyższym poziomie, także na płaszczyźnie zwykłych kontaktów międzyludzkich atmosfera była bardzo dobra i pełna ludzkiego zrozumienia do klienta. W całym okresie, kiedy mieliśmy kontakt, ani razu nie spotkaliśmy się z sytuacją, w której nie moglibyśmy liczyć na wsparcie i pomoc. Choć z pewnością nie raz nasza dociekliwość dawała się we znaki konsultantom Controlling Systems – śmieje się B.Szwoch.

Korzyści z wdrożenia.

Pozytywne efekty wdrożenia pojawiły się bardzo wcześnie bo jeszcze… w trakcie implementacji Eureki, podczas przygotowań budżetu na kolejny rok. Prace na tym budżetem rozpoczęły się w 3cim kwartale 2007 roku  a stan wdrożenia nowego systemu pozwalał na wykorzystanie tylko niewielkiej części z zamówionej przez Cyfrę+  funkcjonalności. W tamtym okresie możliwe było wykorzystanie tylko tych funkcji, które są przeznaczone do tworzenia budżetów. Jednak już wtedy, wszyscy użytkownicy zgłaszali znaczną różnicę w komforcie i jakości pracy.

Dziś można śmiało stwierdzić, iż to kierownicy poszczególnych działów uczestniczących w budżetowaniu są największymi beneficjentami wdrożenia EUREKI. Dzięki niej mają oni bowiem bieżący dostęp do swoich budżetów, mogą samodzielnie sprawdzać ich wykonanie, śledzić faktury przypisane do ich działów i co jeszcze raz warto podkreślić: nie będą musieli prosić kogokolwiek o dostęp do swoich danych. Dzięki temu i oni i dział finansowy zyskują dodatkowy czas, który może być wykorzystany nie na przygotowywanie potrzebnych informacji a na dyskusję o nich.

Co więcej, w ich przypadku samo budżetowanie nie zmieniło się niemal zupełnie! Dalej używają tych samych arkuszy kalkulacyjnych tyle że… teraz dane trafiają do systemu EURECA po dosłownie jednym kliknięciu myszy. Samo akceptowanie budżetów także nie wymaga zwyczajowego przesyłania arkuszy pomiędzy poszczególnymi szczeblami w organizacji. Chcąc sprawdzić na jakim etapie statuowania są dane budżety, użytkownicy Eureki mogą wykorzystać np. zwykłą przeglądarkę WWW.