Case study MEC Koszalin
Miejsca Energetyka Cieplna Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Koszalinie jest przedsiębiorstwem energetycznym, prowadzącym działalność koncesjonowaną w zakresie wytwarzania, przesyłu i dystrybucji ciepła.
Swoje usługi świadczy na terenie miasta Koszalina, zaspokajając około 57% potrzeb cieplnych, wszystkich obiektów zlokalizowanych w mieście oraz w Sianowie, gdzie zabezpiecza około jedną czwartą zapotrzebowania na energię cieplną. Początki firmy sięgają 1970 roku, kiedy to na bazie Zakładu Gospodarki Cieplnej MZBM w Koszalinie, powstaje Miejskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej. Trzy lata później, bo w 1973 roku przekształcono MPEC w Wojewódzkie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Koszalinie. W związku z podziałem administracyjnym Polski i zmianą granic województwa w 1975 roku, z obszaru działania WPEC wyłączono Słupsk i Wałcz, a włączono Złocieniec. W 1992 r. z Wojewódzkiego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej w Koszalinie wydzielono Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej. W dniu 1 stycznia 1993 roku rozpoczęła swoją działalność Miejska Energetyka Cieplna Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Koszalinie.
Na skutek działań prywatyzacyjnych, w 2001 roku pojawił się udziałowiec: Firma Sydkraft AB Malmö, która w formie dokapitalizowania objęła część udziałów w Spółce MEC. W roku 2005 Sydkraft AB zmienił nazwę na E.ON. Sverige Aktiebolag.
Miejska Energetyka Cieplna Spółka z o.o. w Koszalinie prowadzi rozliczenia z odbiorcami ciepła na podstawie zatwierdzonej przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki taryfy dla ciepła. Obowiązek opracowania i zatwierdzenia taryfy określony został w ustawie Prawo energetyczne, natomiast zasady tworzenia taryfy zamieszczono w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki w sprawie szczegółowych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz rozliczeń z tytułu zaopatrzenia w ciepło. Wymogi te są główną przyczyną stosowanego modelu budżetowania w przedsiębiorstwie.
Problemy budżetowania
Dotychczas proces budżetowania w przedsiębiorstwie przebiegał w oparciu o arkusz kalkulacyjny MS Excel. Jego wykorzystywanie oraz brak dedykowanego systemu do budżetowania powodowało prowadzenie sesji budżetowej w sposób skomplikowany i nieczytelny. Ograniczenia arkuszy kalkulacyjnych, brak pracy grupowej, złożone, nieczytelne formuły powiązań poszczególnych skoroszytów excelowych były przyczyną dużego nakładu pracy. Proces zbierania i konsolidowania danych wymagał ręcznego sprawdzania ich poprawności. Dodatkowo wprowadzona drobna zmiana w części danych w już istniejących arkuszach w trakcie sesji budżetowej, wymagała od kontrolerów finansowych ponownej ręcznej weryfikacji, co wydłużało czas przygotowania budżetów. Do tego zaczęły dochodzić kolejne wersje plików, arkuszy, co powodowało, iż użytkownicy zaczęli się powoli gubić w ich gąszczu.
Jeśli chodzi o procesy planowania czy analiz, to istotnym elementem w przedsiębiorstwie, jest planowanie z uwzględnieniem stanu zapasów normatywnych i zasady ewidencji metodą FIFO. Oprócz tego w funkcjonującym w firmie modelu controllingowym występują elementy planowania kosztów rodzajowych, inwestycyjnych, remontowych, zakupu, wydziałowych, planowania podatków, produkcji, sprzedaży etc.
Wybór systemu
Przed implementacją dedykowanego systemu do budżetowania i analiz wielowymiarowych opartych na technologii hurtowni danych, MEC Koszalin wspierał swoje działania wykorzystując mechanizmy wcześniej wdrożonego systemu MAKS klasy ERP producenta Softmaks.pl. Jednak chcąc ulepszyć zarządzanie procesem budżetowania i wykonywania analiz wielowymiarowych, zarząd firmy postanowił znaleźć system, który w kompleksowy sposób rozwiąże problemy przedsiębiorstwa. Wybrana została oferta dotychczasowego dostawcy narzędzia informatycznego klasy ERP, który zaoferował rozwiązanie wrocławskiego producenta rozwiązań klasy Business Intelligence Controlling Systems – system Eureca. Przedstawione rozwiązanie okazało się systemem, które najlepiej spełnia oczekiwania przedsiębiorstwa, zarówno pod względem funkcjonalności jak i ergonomii oraz przyjazności interfejsu użytkownika.
Wdrożenie
Prace wdrożeniowe rozpoczęły się na początku 2009 r., a zakończenie projektu miało miejsce przed rozpoczęciem sesji budżetowej w październiku 2009 r. Realizacja projektu wdrożenia systemu Eureca w MEC Koszalin prowadzona była wg własnej metodyki prowadzenia projektów. Objęła ona przebieg prac od momentu zawarcia umowy, aż do podpisania przez strony protokołu zakończenia wdrożenia, skupiając się na następujących działaniach:
- przeprowadzeniu analizy wstępnej w przedsiębiorstwie,
- zaprojektowaniu kształtu struktury budżetowej firmy, zdefiniowaniu miar i przekrojów decyzyjnych w poszczególnych budżetach, zdefiniowaniu powiązań pomiędzy poszczególnymi budżetami i miarami,
- stworzeniu technicznego i merytorycznego projektu hurtowni danych, umożliwiając gromadzenie i przetwarzanie informacji controllingowych w zdefiniowanym wcześniej modelu,
- zdefiniowaniu mechanizmu pobierania danych o wykonaniu z istniejących w firmie systemów dziedzinowych,
- zbudowaniu hurtowni danych, wraz z pobraniem danych z istniejących systemów informatycznych,
- weryfikacji poprawności danych,
- szkoleniu użytkowników i administratorów aplikacji,
- utworzeniu struktur budżetowych,
- budowie systemu planowania dla wskazanych obszarów,
- rozpoczęciu eksploatacji systemu wraz z nadzorem eksploatacyjnym.
W szybkim prowadzeniu projektu pomogło bardzo dobre przygotowanie danych przez służby ekonomiczne MEC Koszalin. Zaangażowani w projekt pracownicy spółki wcześniej przygotowali zagadnienia dotyczące obecnie funkcjonujących struktur budżetowych, ewidencji podstawowych danych, wykonywanych ważniejszych raportów i zestawień. Również wieloletnia współpraca MEC Koszalin i Softmaks.pl z przeprowadzonych już wcześniej wdrożeń rozwiązań klasy ERP pozwoliła na sprawniejsze ustalanie zakresu informacji przenoszonych do hurtowni danych oraz zawartości struktur z posiadanych systemów dziedzinowych.
Ogólna liczba użytkowników nowego narzędzia controllingowego to 14 osób. Są to osoby pracujące w Dziale Ekonomicznym (użytkownicy korzystający z pełnej wersji aplikacji), jak również w działach uczestniczących w procesie planowania i sporządzania analiz wielowymiarowych (użytkownicy korzystający z interfejsu aplikacji internetowej oraz interfejsu MS Excel).
Korzyści
Dzięki wdrożeniu rozwiązania Business Intelligence firma rozwiązała problemy z ilością oraz stopniem skomplikowania arkuszy excelowych będących dotychczasową podstawą struktur budżetowych. Dodatkowo dzięki implementacji systemu Eureca usprawniony został proces kalkulacji zużycia opału metodą FIFO. System umożliwił wariantowe planowanie wartości zużycia i zakupu opału z uwzględnieniem zasady ewidencji metodą FIFO przy automatycznym zabezpieczeniu utrzymania zapasów normatywnych. Obecnie MEC Koszalin za pomocą nowej aplikacji analizuje wyniki sprzedaży w podziale na poszczególne rodzaje działalności, grupy taryfowe, odbiorców oraz poszczególne rodzaje usług. Dzięki rozliczaniu kosztów i przychodów w jednym narzędziu firma może analizować rentowność w podziale na poszczególne jednostki kalkulacyjne. Zastosowane narzędzie BI pozwala tworzyć raporty w ujęciu ilościowym i wartościowym. Wartości przedstawiane są zarówno w złotówkach, kilowatach, gigadżulach, a przeliczanie wartości następuje automatycznie.
Kolejnym ważnym procesem controllingowym usprawnionym w MEC Koszalin w trakcie wdrożenia systemu Eureca jest prowadzenie modelu budżetowania w przedsiębiorstwie umożliwiającego uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia prac dotyczących przygotowania wniosku taryfowego.
