Sprawny proces budżetowania i kontroli wykonania budżetów w dużym przedsiębiorstwie mediowym na przykładzie TVN S.A.

Jak wygląda proces budżetowania w przedsiębiorstwie mediowym, gdzie każdy rodzaj prowadzonej działalności wymaga odrębnego rachunku wyników? Gdzie budżetowanie w Excelu już nie wystarcza a obróbka złożonych danych pochodzących z wielu źródeł staje się nieefektywna. O tym i o procesie wdrożenia systemu controllingowego EURECA w TVN krok po kroku, a więc o analizie przed wdrożeniowej, budowie modelu oraz hurtowni danych, przygotowaniu struktur budżetowych i automatyzacji pobierania danych o wykonaniu.

Spis treści:
Przed wdrożeniem
Analiza potrzeb
Poszukiwanie rozwiązań
Cele wdrożenia i zakres funkcjonalny
Budowa Hurtowni danych
Plany na przyszłość
Korzyści
Rozwój i cele

Proces budżetowania w przedsiębiorstwie TVN – przed wdrożeniem

Zanim przedsiębiorstwo zdecydowało się na zakup systemu EURECA, w procesie budżetowania wykorzystywano tradycyjne narzędzia w postaci arkuszy kalkulacyjnych oraz modułów planistycznych specjalistycznych systemów wspierających działalność telewizyjną. Biorąc pod uwagę liczbę źródeł tych danych (pochodzą one z kilku odrębnych systemów informatycznych), logikę biznesową opartą na analizie business units (tj. każdy kanał telewizyjny z grupy TVN, jak również każda wydzielona działalność internetowa, rodzi konieczność stworzenia odrębnego rachunku wyników) czy wreszcie typy tych danych (dane na temat oglądalności, wartości finansowe, takie jak: przychody z reklam czy koszty programowe itp.) łatwo można dojść do wniosku, że nawet rozbudowane arkusze kalkulacyjne nie były najefektywniejszym narzędziem pracy. Takie było też jedno z doświadczeń kierownictwa TVN.

Analiza potrzeb

Dynamiczny rozwój Grupy kapitałowej TVN oraz fakt, że funkcjonuje w niej kilka różnych systemów informatycznych wspierających produkcję, ramówkę, sprzedaż, finanse itd. spowodowały, że zbieranie i przetwarzanie danych na potrzeby bieżących analiz oraz w celach planistycznych było do niedawna skomplikowanym i czasochłonnym procesem, który absorbował coraz więcej uwagi zespołu zaangażowanego w tenże proces – wspomina PIOTR KORYCKI, Dyrektor Działu Planowania i Analiz Finansowych Grupy TVN.

Mając na uwadze konieczność nieustającego poprawiania jakości oferowanego przez nasz dział wsparcia dla biznesu i kadry menedżerskiej, koniecznym stało się ograniczenie czasu i innych zasobów dedykowanych do technicznej weryfikacji i obróbki danych oraz przeniesienie ich do aktywności w większym stopniu wspierających dynamiczny rozwój Grupy. Oczywistym priorytetem było też zachowanie jakości analiz, trafności oraz terminowości przygotowywanych przez nas prognoz finansowych, stosownie do rosnących wymagań stawianych nam wewnętrznie, jak również przez bliższe i dalsze otoczenie Grupy TVN.

Poszukiwanie rozwiązań

Po dokładnym przeanalizowaniu potrzeb, rozpoczęty został proces poszukiwania dostawcy, który przedstawiłby rozwiązanie informatyczne stosowne do wysokich standardów obowiązujących w Grupie TVN. Analizując różne oferty, doszliśmy do wniosku, że najlepiej temu oczekiwaniu sprosta system EURECA, produkowany przez wrocławską firmę Controlling Systems – kontynuuje RAFAŁ CHOJNACKI, Kontroler Biznesowy TVN.

Proces budżetowania w przedsiębiorstwie mediowym z systemem EURECA: Cele wdrożenia i zakres funkcjonalny

System EURECA zmienił proces budżetowania w przedsiębiorstwie TVN. Jednym z najważniejszych celów implementacji tego systemu było bowiem ujednolicenie procesu budżetowania oraz ułatwienie bieżącej kontroli realizacji budżetów. Miało to służyć wyeliminowaniu agregowania dużej ilości arkuszy kalkulacyjnych, generowanych przez biznes w trakcie procesu budżetowania – opowiada Małgorzata Lech – Kierownik projektu po stronie Controlling Systems.

Ponadto, naszym zadaniem było przygotowanie spójnej bazy pod spójny system raportowania w przedsiębiorstwie: niezależnie od różnych źródeł informacji – zarówno z systemów transakcyjnych, jak i ze źródeł zewnętrznych. Zatem musieliśmy stworzyć narzędzie, które pozwoli zebrać w jednym miejscu – własnej hurtowni danych – wszystkie istotne informacje – kontynuuje Małgorzata Lech z Controlling Systems.

Budowa Hurtowni danych

Po fazie analizy przedwdrożeniowej obejmującej określenie sytuacji obecnej, a następnie wspólnym opracowaniu docelowego modelu nowego systemu, rozpoczęła się budowa Hurtowni danych – integralnego i niezbędnego elementu systemu EURECA. W ramach tego zadania stworzono mechanizmy pozwalające na pobieranie informacji z systemów źródłowych oraz określenie i wbudowanie elementów pozwalających na stworzenie spójnej macierzy danych operacyjnych i finansowych.

W kolejnych fazach przygotowane zostały poszczególne struktury budżetowe wraz ze wzorami pobierającymi w sposób automatyczny dane o wykonaniu. Małgorzata Lech z Controlling Systems podkreśla, iż wdrożenie budżetowania zostało przeprowadzone przez TVN praktycznie samodzielnie.

Plany na przyszłość

Na dziś, budżetowanie i prognozowanie przy wsparciu systemu EURECA odbywa się na poziomie spółki TVN S.A. Docelowo system wspierać będzie planowanie na poziomie Grupy Kapitałowej TVN S.A. W tym celu zostały zaprojektowane (i są obecnie budowane) struktury umożliwiające dokonanie konsolidacji finansowej.

System EURECA ma o wiele szerszy potencjał, który pozwoli w przyszłości wesprzeć na poziomie operacyjnym proces planowania, kontroli budżetowej w zakresie: przychodów ze sprzedaży czasu antenowego, kosztów programowych, analizy rentowności, budżetowania inwestycji.
System może wspierać kierownictwo przedsiębiorstwa zarówno w wymiarze czysto finansowym, jak też od strony biznesowej, tj. oprócz danych finansowych analizowany może być np. stan posiadanych zasobów programowych, takich jak: filmy, seriale, programy produkcji własnej, które mogą być wyemitowane przez kanały Grupy TVN.

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia procesu budżetowania w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem systemu EURECA

Wdrożenie systemu EURECA do procesu budżetowania w przedsiębiorstwie zapewnia wiele korzyści. Jest to przede wszystkim poprawa komfortu pracy. Nie ma już potrzeby generowania kolejnych wariantów arkuszy kalkulacyjnych i ich konsolidowania. Jednakże funkcjonalność Excel-a jest nadal wykorzystywana na etapie pozyskiwania oraz przekazywanych danych od i do właścicieli budżetowych, a także dokonywania części szacunków prognostycznych przez Dział Planowania i Analiz Finansowych. Oczywiście, podobnie jak w przypadku pozostałych wdrożeń tego typu, część użytkowników z racji swojej roli w organizacji pracuje także bezpośrednio na aplikacji.

Rozwój i cele

Spółka jest obecnie na etapie, w którym zamierza intensywniej włączyć w proces planowania z użyciem systemu EURECA departamenty niefinansowe.

Jesteśmy w trakcie budowy opartego bezpośrednio na EURECE, spójnego systemu raportowania na poziomie kanału, Spółki, Grupy Kapitałowej TVN; równolegle opracowujemy i wdrażamy proste raporty służące kontroli budżetowej na poziomie szefów działów, które będą dostępne on-line docelowo w każdym obszarze Spółki. Dodatkowo, planowane jest rozszerzenie roli Eureki jako klasycznego systemu transakcyjnego o funkcjonalność z zakresu business intelligence i MIS. Cel, jaki chcemy osiągnąć dzięki zastosowaniu systemu EURECA, to zwiększenie szybkość obiegu informacji i ułatwienie dostępu do spójnej informacji wspomagającej kontrolę budżetową — podkreśla PIOTR KORYCKI, Dyrektor Działu Planowania i Analiz Finansowych Grupy TVN