System do budżetowania i wczesnego reagowania zarządczego w organizacji projektowej na przykładzie MGGP S.A.

Świetnym przykładem wdrożenia i sprawnego funkcjonowania systemu do budżetowania jest firma MMGP S.A., która rozpoczęła działalność w zakresie geoinformacji w 1998 roku jako Małopolska Grupa Geodezyjno-Projektowa w Nowym Sączu. Spółka następnie rozszerzała działalność (np. o kolejne rodzaje map, zdjęcia lotnicze, projektowanie drogowe, ochronę środowiska, inżynierię wodną, planowanie przestrzenne, inwestorstwo zastępcze i nadzory inwestorskie) i zdobywała kolejne rynki zagraniczne operując dziś w ponad 20 krajach.

Spis treści:
Impuls
Aktualna działalność
Usprawnienia
System kontroli kosztów na projektach
Kompleksowe zastosowanie systemu EURECA

Potrzeba controllingu impulsem do wdrożenia systemu do budżetowania EURECA

W przypadku MGGP S.A. wdrożenie systemu do budżetowania było tylko kwestią czasu – jeszcze na stosunkowo młodym etapie rozwoju działalności, w 2007 roku, gdy obroty sięgały 50-60 mln zł (w latach 2020-2022 jest to już obrót rzędu 115-125 mln zł rocznie), zarząd zdecydował o rozwoju controllingu. Wykorzystywanie Excela wraz z systemem finansowo-księgowym było coraz bardziej niewydajne, czasochłonne, a metoda „kopiuj-wklej” jest też zawsze obarczona możliwością popełniania błędów. Po analizie rynku wybrano rozwiązanie EURECA firmy Controlling Systems. Wzięto pod uwagę różne czynniki, takie jak funkcjonalność, elastyczność czy cena. Dość istotnymi kryteriami wyboru była także znajomość systemu ERP TETA wśród konsultantów EUREKI, łatwość integracji z nim (TETA była wtedy wykorzystywana w MGGP) oraz możliwość korzystania z interfejsu Excel generowanego przez system controllingowy i powiązanego z bazą.

Sposób wykorzystania EUREKI w tak dużej organizacji projektowej zmieniał się jednak wraz ze zmieniającymi się potrzebami. Przyjęto założenie, że z jednej strony system controllingowy ma spełniać funkcje integracji i automatyzacji, a tym samym nie ma potrzeby w istotny sposób rozbudowywać działu controllingu wraz z rozwojem spółki. Z drugiej jednak strony system EURECA to nie system dla controllingu, ale do wsparcia zarządzania, a więc korzyści mają odczuwać wszystkie osoby biorące udział w zarządzaniu – od kierownika projektu do zarządu.

Aktualna działalność

Dziś MGGP S.A., lider na rynku usług inżynieryjnych, skoncentrowany jest głównie na 3 obszarach działalności:
• geoinformacja,
• nadzór i zarządzanie projektami,
• projektowanie.
Obszary te są ze sobą powiązane. MGGP S.A. bierze udział we wszystkich etapach przedsięwzięcia inwestycyjnego: od badania środowiska, pomiaru przestrzeni, strategii rozwoju, opracowania projektu koncepcyjnego, przez projekty budowlane i wykonawcze, zarządzanie kontraktem, jego kontrolę, nadzór nad realizacją inwestycji, aż po jej przekazanie do eksploatacji. W efekcie spółka korzysta z efektu synergii.

Jak przebiega budżetowanie w MGGP S.A. dzięki systemowi EURECA?

System do budżetowania ma szczególne znaczenie w MGGP S.A., ponieważ w przedsiębiorstwie istotny jest budżet całej organizacji, a jego najmniejszą częścią jest projekt, który jest za każdym razem niepowtarzalny i budżetowany indywidualnie. Struktura budżetu projektu tworzona jest dla każdej realizowanej umowy. Elementem różnicującym są tu konkretni podwykonawcy, gdyż w różnych projektach może być ich różna ilość, jak i różnym podmiotom mogą być podzlecane prace. Podstawowym dokumentem do planowania i monitorowania projektu jest skoroszyt budżetowy – wygenerowany w EURECA plik Excel, połączony z bazą danych pozwala wprowadzić dane do systemu, jak również pobrać informację o realizacji budżetu z systemu. Jest to podstawowe narzędzie Kierownika projektu w MGGP.

Koszty stałe

Do budżetowania kosztów stałych, takich jak koszty wydziałowe czy zarządu, przyjmuje się budżetowanie mieszane. Planowanie to odbywa się w oparciu o informacje historyczne, ale bierze się pod uwagę także dodatkowe informacje, np. o zmianach cen, wysokości wynagrodzeń czy prognozy. W obrębie danego obszaru zbierane są przypisane mu budżety projektów. Ze względu na ich wieloletni okres realizacji istotny jest planowany stopień zaawansowania na koniec danego roku budżetowego.

Koszty ogólnego zarządu oraz finansowania spółki

Koszty ogólnego zarządu oraz koszty finansowania spółki, które zwłaszcza w obecnym czasie są istotne, są alokowane na obszary działalności każdego obszaru produkcyjnego spółki.

Alokacja ta nie schodzi na poszczególne projekty. Kierownik projektu jest w pełni odpowiedzialny tylko za te koszty, na które ma wpływ. Ma on jednak świadomość, że projekt musi wygenerować odpowiednią marżę, która pozwoli pokryć pozostałe koszty stałe obszaru i spółki.

Każdy z dyrektorów ma swój Portfel, a więc zbiór projektów, za które odpowiada, swoje koszty wydziałowe i część przypisanych mu kosztów ogólnego zarządu i finansowania spółki.

Zebranie Portfeli od wszystkich dyrektorów pozwala stworzyć budżet spółki.

System do budżetowania EURECA jako sprawny system kontroli kosztów na projektach

System do budżetowania EURECA ma dla przedsiębiorstwa również istotne znaczenie w kontekście kontroli kosztów. MGGP S.A. to ponad 1000 ekspertów i ponad 3000 zrealizowanych inwestycji. Wiele projektów jest realizowanych jednocześnie, w skali roku jest 70-100 projektów. Są to duże projekty, często wieloletnie, o dużych budżetach, realizowane dla dużych podmiotów, m.in. dla PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, Operator Gazociągów Przemysłowych Gaz-System S.A. czy Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej. W celu sprawnego zarządzania bogactwem projektów konieczne było wypracowanie sprawnego systemu wsparcia zarządzania. Pierwszym z jego elementów jest EURECA, drugim system ERP (obecnie jest to enova365), a trzecim wewnętrznie wypracowane rozwiązanie BINDER. BINDER służy do zarządzania procesami (m.in. ewidencja czasu pracy, umowy zlecenia, obieg dokumentów, obieg faktur, ewidencja i realizacja umów podwykonawczych, ewidencja projektów).

Współpraca narzędzi

EURECA jest zintegrowana z systemem ERP, pobierając z niego dane. W przypadku wymiany systemu ERP z TETA na enova365 konieczne było jedynie przepięcie zasileń na nowy system. W samej EURECE generowane są plany i budżety. Z informacji znajdujących się w EURECE korzysta BINDER, a finalnie EURECA generuje raporty z wykonania na poszczególnych projektach.

Istotnym elementem realizacji projektów w MGGP jest współpraca z podwykonawcami. Aby jednak podpisać umowę z podwykonawcą, musi ona zostać rejestrowana w systemie BINDER, który sprawdza w EURECE, czy jest zabudżetowany odpowiedni koszt na danego podwykonawcę w konkretnym projekcie. Umowa podwykonawcza nie może zostać podpisana, jeśli nie ma na nią budżetu w EURECE, ponieważ BINDER nie będzie jej procedował dalej.

Zobacz też informacje o controllingu bez czekania:
Wdrożenie controllingu małymi krokami, ale bez czekania na zmianę systemu ERP
Zarządzanie firmą bez czekania zarówno na dane, jak i ludzi
Od controllingu w Excelu do controllingu w prostej konfiguracji systemu EURECA bez czekania na cokolwiek

System wczesnego reagowania

Współpraca EUREKI z enovą365 i BINDEREM jest uzupełniona własnym modelem zarządzania odpowiedzialnościami – Portfelami w ramach obszarów działalności. Ze względu na oczekiwania użytkowników Portfele te zostały przygotowane w EURECA XL ENT, czyli w interfejsie Excel połączonym z bazą EUREKI. Jest to swoiste centrum dowodzenia, a każdy z dyrektorów ma pod sobą „mini firmę”, którą w pełni zarządza, widząc w swoim Portfelu przychody i koszty na projektach, koszty wydziałowe generowane przez własny obszar, przypisaną część kosztów ogólnego zarządu, KPI itd. Dyrektor na bieżąco ma informację, jaki jest wynik jego części działalności, ale także prognozę realizacji wyniku rocznego na podstawie aktualnego wykonania. Model ten bierze pod uwagę specyfikę organizacji, ponieważ wynik projektu w danym roku to nie zawsze jest prosta różnica sprzedaży i kosztów. W przypadku kontraktów wieloletnich (3-5 lat), gdy fakturowanie odbywa się po zakończeniu etapu (po kamieniach milowych), do analizy bieżącej sytuacji, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko wystawione i zapłacone faktury, ale także budżety takich projektów i ich stopień zaawansowania. Jest to proces szacowania umów długoterminowych. Portfele w XL ENT pozwalają na zagregowanie takiej informacji oraz na szybką reakcję dyrektora. Pozwalają określić we właściwym momencie, czy istnieje zagrożenie realizacji celów. I to jest prawdziwy system wczesnego reagowania!

W kontekście wczesnego ostrzegania zobacz też:
Opis bieżącego monitorowania rentowności sprzedaży w trakcie okresu rozliczeniowego, a nie po jego zakończeniu
O upowszechnianiu informacji w dużej firmie – szybko i na wielu szczeblach zarządzania

Kompleksowe wykorzystanie systemu do budżetowania i controllingu EURECA

System do budżetowania EURECA jest wykorzystany w MGGP S.A. w sposób bardzo kompleksowy i dojrzały. Z jednej strony obejmuje całościowo proces budżetowania od poszczególnych projektów poprzez koszty wydziałowe i ogólnozakładowe w połączeniu z alokacją kosztów stałych na poszczególne Portfele obszarów. Dzięki automatyzacji i usprawnieniu procesu budżetowania w EURECE zajmuje się tym niewielki zespół. Z drugiej strony EURECA jest systemem raportująco-analitycznym, z którego korzystają zarówno kierownicy poszczególnych projektów, dyrektorzy zarządzający Portfelami, jak i zarząd. Poza wypracowanymi standardowymi raportami generowane są także raporty ad hoc, np. dla zarządu, Rady Nadzorczej czy dla banków. Niezwykle istotna jest jednak możliwość generowania krótko- i długoterminowego zarządczego cashflow, który służy do bieżącego monitorowania zdolności płatniczych oraz wczesnego ostrzegania o ewentualnych deficytach w przepływach finansowych. Pozwala to na odpowiednio wczesny kontakt z bankami w celu pozyskania zewnętrznych źródeł finansowania działalności.

Grupa MGGP

W skład Grupy MGGP wchodzą trzy spółki, są to MGGP S.A. z Tarnowa, MGGP Aero z Tarnowa oraz VIMAP z Olsztyna. W 2021 rozpoczęto wdrożenie systemu EURECA w pozostałych dwóch spółkach Grupy MGGP. Po zakończeniu tego procesu EURECA obejmuje już całą Grupę.

„Nie wyobrażam sobie funkcjonowania naszej organizacji bez systemu controllingowego EURECA. EURECA uwzględnia specyfikę organizacji projektowej i ciągłą zmienność danych w systemie finansowo-księgowym. Objęcie nią całej grupy zapewni standaryzację, a controlling realizowany centralnie w ramach Centrum Usług Wspólnych pozwali na jednolite raportowanie dla zarządów poszczególnych spółek i Rad Nadzorczych oraz ocenę poszczególnych spółek na podstawie analogicznych KPI”
Marek Tomasiewicz, Dyrektor Finansowo-Administracyjny MGGP S.A.