Controllingowa innowacja w MPWiK S.A. we Wrocławiu
Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji S.A. we Wrocławiu to dostawca usług wodociągowo-kanalizacyjnych dla aglomeracji wrocławskiej. Firma zaopatruje w wodę ponad 620 000 mieszkańców i odbiera ponad 50 mln m3 nieczystości. MPWiK jest spółką w całości należącą do Gminy Wrocław. W skład firmy wchodzą dwa zakłady uzdatniania wody zlokalizowane w południowo-wschodniej części miasta oraz jedna z najnowocześniejszych w Polsce mechaniczno-biologicznych oczyszczalni ścieków zlokalizowana na osiedlu Janówek. MPWiK zarządza infrastrukturą sieci wodociągowych o długości 1950 km i siecią kanalizacyjną, liczącą prawie 1270 km. Spółka otrzymała liczne wyróżnienia i nagrody, m.in. Diament Forbesa 2011, Gazele Biznesu, tytuł Odpowiedzialnego Pracodawcy czy Dobra Firma.
Cel wdrożenia – usprawnienie procesu budżetowania
Zmiany w systemie prawnym spowodowały w ostatnich latach dynamiczny przyrost ilości danych, które musieli przetwarzać pracownicy Spółki. Czasochłonny proces budżetowania, konieczność szczegółowego planowania wydatków, kosztów czy inwestycji, oraz podejmowania trafnych decyzji wymagało wprowadzenia narzędzia wspierającego proces zarządzania firmą.
“Przed wdrożeniem systemu EURECA, do budżetowania używano arkuszy kalkulacyjnych i papierowych dokumentów. Scalanie poszczególnych skoroszytów, zajmowało mnóstwo czasu, chociażby z powodu zmian w układzie danych, jakie wnosili niektórzy pracownicy. Przygotowanie danych, nadzorowanie poprawności rachunków, systematyczne monitorowanie postępów pracy i analizowanie wymagało bardzo dużego zaangażowania całego zespołu” – wylicza Waldemar Kościelniak, Kierownik Działu Finansów i Budżetu MPWiK Wrocław SA.
Rozwój MPWiK, inwestycje i postępujące w szybkim tempie unowocześnienie struktur spowodowało konieczność wdrożenia wydajnego i efektywnego narzędzia controllingowego. Cały projekt przygotowano z myślą, aby usystematyzować i usprawnić proces planowania w firmie, a w szczególności uprościć tworzenie budżetu w wielu miarach, przekrojach i okresach. Konieczny był także szybki dostęp do analiz i raportów. Dostawcę systemu – firmę Controlling Systems wyłoniono w drodze przetargu. Konieczność przygotowania szczegółowej dokumentacji okazała się bezcenna w procesie wdrożenia – firma była po prostu przygotowana do wdrożenia.
“MPWiK we Wrocławiu to ósma firma z branży użyteczności publicznej, która zdecydowała się wdrożyć nasz system EURECA. Dotychczasowe doświadczenia z tej branży pozwoliły tak zmienić i unowocześnić system, że byliśmy w stanie odpowiedzieć na znakomitą większość zgłaszanych potrzeb informacyjnych firmy” – mówi Witold Kilijański, Prezes Zarządu Controlling Systems.
Implementacja systemu EURECA
Projekt wdrożenia systemu EURECA został oceniony jako bardzo złożony. Audyt przeprowadzony przez konsultantów wdrożeniowych Controlling Systems poddał szczegółowej analizie cały proces budżetowania, sporządzania analiz i dał obraz specyfiki pracy controllerów, managerów i kadry zarządzającej w Spółce. Dzięki temu udało się sporządzić dokładny harmonogram zmian niezbędnych do efektywnego wdrożenia EUREKI we wszystkich wskazanych obszarach przedsiębiorstwa.
“Wiedzieliśmy dokładnie, czego chcemy i co jest nam potrzebne do codziennej pracy. Dobrze przygotowaliśmy się na pierwsze spotkanie z pracownikami Controlling Systems, ponieważ wcześniej omówiliśmy funkcjonalność systemu i nasze wymagania wobec systemu EURECA. Konsultacje ze specjalistami utwierdziły nas w przekonaniu, że zaproponowane przez nas rozwiązania będą odpowiadały potrzebom spółki i specyfice jej usług” – mówi Dariusz Moskal, Specjalista w MPWiK Wrocław SA.
Kluczowym momentem wdrożenia było przygotowanie hurtowni danych, do której przeniesiono wybrane dane z systemów transakcyjnych.
“Hurtownia w MPWiK to ogromna struktura, składająca się z 13 kostek OLAP i 76 wymiarów, według których można analizować dane. Ta wielowymiarowa baza przechowuje dane w sposób przypominający arkusze kalkulacyjne, ale umożliwia wyświetlanie i przeglądanie informacji w różnym stopniu ich agregacji. Dostępne narzędzia dają controllerowi możliwość przeglądania danych w tabelach przestawnych, definiować niemal dowolne raporty i widoki analiz, a także udostępniać je użytkownikom poprzez stronę www. Każdy z członków zarządu ma dostęp do własnego pulpitu menedżera z niezbędnym zestawem aktualnych wskaźników” – wyjaśnia Małgorzata Lech, Dyrektor Działu Wdrożeń, Controlling Systems.
EURECA – odpowiedź na realne potrzeby informacyjne
Wdrożenie systemu EURECA przyniosło konkretne korzyści, widoczne na wszystkich szczeblach zarządzania. Skrócił się czas tworzenia budżetu, powstała także możliwość bieżącej kontroli stanu realizacji budżetu. Dzięki temu firma może szybciej dokonywać jego korekt. Dostęp do danych to także możliwość wnioskowania i podejmowania decyzji w oparciu o twarde dane i rzetelne raporty.
O przyśpieszeniu prac w nowym systemie może świadczyć fakt, że wcześniej, wygenerowanie raportów pod tworzony wniosek taryfowy zajmowało kilka dni. Każdy błąd mógł zniweczyć całą pracę. Do tego konieczne było uważne sprawdzenie poprawności rezultatu obliczeń. Obecnie dane są selekcjonowane i generowane w Eurece w ciągu kilku minut.
“Z systemu korzysta 20 dysponentów kosztów i 5 osób z udostępnionymi pulpitami managerskimi. Firma kupiła dodatkowo 40 licencji dla osób przygotowujących dane do budżetowania” – twierdzi Waldemar Kościelniak.
Wsparcie zarządzania metodą budżetową, zautomatyzowanie procesu analiz i raportowania oraz udostępnianie obszarów informacyjnych osobom zarządzającym poprzez tzw. Pulpit Managera to kolejne korzyści wynikające z wdrożenia systemu EURECA. Sam Pulpit to narzędzie nie tylko do graficznej wizualizacji danych, ale także do umieszczania komentarzy, czy linków do pogłębionych, dedykowanych analiz. Dzięki temu znacząco poprawiła się także komunikacja pomiędzy komórką zajmującą się controllingiem, a zarządem firmy.
EURECA – elastyczność i ergonomia
EURECA to system bardzo dobrze dopasowany do potrzeb i specyfiki MPWiK. Jest wysoko oceniany przez pracowników za swoją funkcjonalność, wydajność i ergonomię.
“Każdy użytkownik korzystający z EUREKI, przygotowuje swoje dane w oddzielnym pliku, który przechowywany jest na jednym dysku. W każdej chwili controller ma dostęp do odpowiedniego skoroszytu i może monitorować postępy prac. System jest ujednolicony strukturalnie, by w przypadku nieścisłości można było natychmiast reagować. Nie trzeba tworzyć kilkudziesięciu kopii jednego arkusza, bowiem funkcjonalność EUREKI pozwala na działanie w obrębie jednego skoroszytu” – wylicza Dariusz Moskal.
Najważniejsze efekty wdrożenia systemu EURECA w MPWiK we Wrocławiu:
- wsparcie procesu budżetowania i analiz,
- przyspieszenie wymiany informacji,
- eliminacja pracochłonnego procesu agregacji cząstkowych arkuszy budżetowych w całość,
- podgląd zapisów księgowych, co ułatwia wyjaśnienie odchyleń budżetowych,
- przyśpieszenie procesu tworzenia analiz i raportów dla kadry zarządzającej,
- generowanie wielu formatów przeglądania danych w formie tabel przestawnych, wykresów, raportów o dowolnym układzie,
- tworzenie różnych symulacji budżetowych przy różnych wartościach parametrów planistycznych np. wskaźnika inflacji,
- automatyzacja procesu udostępniania raportów budżetowych odpowiednim osobom,
- dostęp do danych poprzez przeglądarkę internetową, Excel online i raporty statyczne.
“Jesteśmy zadowoleni z systemu EURECA, który użytkujemy od 2011 roku. Obecnie trwają prace polegające na rozbudowaniu systemu controllingowego o nowe schematy ekonomiczne. Korzyści dla zarządu firmy są oczywiste, bowiem EURECA usprawnia bieżące zarządzanie Spółką, oraz planowanie; sprzyja wzrostowi efektywności działania” – mówi Witold Ziomek Dyrektor Finansów i Administracji, MPWiK Wrocław SA.
