Prognozowanie

Coraz większą wagę przedsiębiorstwa przykładają do prognozowania. Celem tego procesu jest dostarczanie informacji tak szybko jak to możliwe na temat potencjalnych odchyleń od założeń i budżetów, czy też nowych szans i zagrożeń. Nie chodzi tutaj o zwykłe prognozowanie z wykorzystaniem funkcji statystycznych w oparciu o dane historyczne. Bardzo często zdarza się, że w prognozie pojawia się informacja, której nie można zobaczyć w danych z przeszłości np. wejście zmian w prawie, pojawienie się nowej konkurencji, informacja o nowych przetargach, awaria na produkcji, przedłużająca się zima czy też jednorazowy event. Zanim taka informacja pojawi się w raporcie o wykonaniu budżetu czyli np. z systemu FK najczęściej pojawia się dużo wcześniej w naszych organizacjach (w głowach, notatkach, systemach operacyjnych czy arkuszach Excel). Często wyniki finansowe przedsiębiorstw w dużym stopniu zależą od tego czy i jak szybko takie informacje prognostyczne zostały wykorzystane w procesie podejmowania decyzji.

W systemie Eureca można ewidencjonować i planować dowolne dane, pomagające w procesie prognozowania i szybkiego reagowania, np.: dane o szansach sprzedaży przekładające się na przychody, dane o realizacji zadań w ramach projektów czy zleceń przekładające się na koszty, przychody i płynność, dane o procesach rekrutacyjnych przekładające się na koszty osobowe, dane o awariach czego skutkiem będą koszty.

Prognozowanie związane jest przede wszystkim z przewidywaniem przyszłych zdarzeń. Jednym z jej elementów jest analiza i interpretacja historycznych danych oraz ich wzajemnych powiazań.

Sukces firmy to nie tylko poprawnie skonstruowany budżet – który w swym założeniu jest bardzo ważnym elementem controllingu i przygotowania się do wyzwań – ale także umiejętność tworzenia prognoz, które będą podstawą do efektywnych i racjonalnych decyzji biznesowych.

Tworzenie prognoz jest niezwykle ważnym ale i trudnym zadaniem. Niezaprzeczalny element to bardzo dobra znajomość sytuacji firmy, jej obecnego stanu, znajomości rynku na którym działa i zależności prawno-organizacyjnych.

Prognozy to jednak nie tylko analiza historycznych danych. To przede wszystkim gromadzenie i analiza powiazań informacji mających wpływ na działanie i funkcjonowanie przedsiębiorstwa.Informacje te nie musza być wyrażone w pieniądzu jak to jest przy planowaniu budżetu.

Jeśli przykładowo na działalność firmy mają wpływ czasy awarii urządzeń to ten zakres musi być przedmiotem prognoz, scenariuszy: kiedy i jaki wpływ może mieć kolejna awaria. To mogą być ilości braków (produktów niepełnowartościowych), czy terminowość dostaw.

Informacje mające wpływ na powodzenie procesu produkcyjnego czy usługowego powinny być przedmiotem prognoz. Aby móc je wygodnie gromadzić należy mieć narzędzie, które będzie pozwalało na sprawne wprowadzanie danych i dostęp do nich w przypadku korzystania do analiz czy kalkulacji.

Eureca dysponuje formularzami, do których wprowadza się dane wejściowe będące określnikami zjawisk i procesów gospodarczych naszego przedsiębiorstwa, np. stan zasobów dostępny w konkretnych jednostkach czasowych, przyszły popyt, zapotrzebowanie na zasoby, Dane wprowadzone do bazy można powiązać za pomocą modeli budowanych w samej Eurece lub wg przygotowanych indywidualnie dla konkretnej jednostki modeli programistycznych, które pozwalają na unifikację i dostosowanie się do specyfiki branży, czy zagadnienia.

Dane zgromadzone w bazie można już wykorzystywać do analizy korelacji z danymi finansowymi planowanym w przyszłości oraz na ich podstawie podejmować decyzje.

Dobrym przykładem prognozowania jest zapotrzebowanie zasobów w zależności od wielkości świadczonych usług czy produkcji wyrobów. To właśnie informacja o przyszłych zdarzeniach generuje zależność odnośnie zasobów np. zatrudnienie. I tak stany osobowe bieżące, rotacja na poszczególnych stanowiskach i zapotrzebowanie na manpower jest punktem wyjścia do budowania prognozy stanu zatrudnienia na przyszłe okresy.

W przypadku dużej ilości wprowadzanych danych jest możliwość rejestrować te dane przez skoroszyty excel co znacznie ułatwi wdrożenie osób mających te dane przetwarzać.