Potrzeby informacyjne Zarządu a korzyści z ich posiadania.
Informacje zarządcze
Manager zarządza. Aby zarządzać, potrzebuje informacji – właściwych, prawidłowych i we właściwym czasie. Zarządzając, patrzy w przyszłość, planuje. Później konfrontuje te plany z wykonaniem i wprowadza korekty – albo do planu, albo do realizowanych działań, albo do jednego i drugiego. Do tego potrzebuje NARZĘDZIA.
Czytelne raporty
Manager musi przetworzyć codziennie olbrzymią ilość informacji – a tylko część z nich stanowią informacje controllingowe. Dlatego kluczowe dlań znaczenie ma zrozumiałość i prostota przedstawianych danych, coraz istotniejsza staje się ich dobra prezentacja graficzna (w formie np. kokpitu managerskiego). Ale do tego potrzeba NARZĘDZIA.
Szybkie odpowiedzi na kluczowe pytania
Coraz ważniejsza staje się sprawna komunikacja między managerem, a controllerem – często mówi się o controllerze jako „sparring partnerze” managera, z którym można przedyskutować ważne decyzje przed ich podjęciem. Manager poszukuje bowiem często odpowiedzi na pytanie „co jeśli?”. A pytanie to bywa złożone – np. „Jak zmieni się nasz rachunek wyników jeśli reagując na zmianę kursu EURO do złotówki zmienimy nasze warunki handlowe dla dystrybutorów, zmieniając progi marż retrospektywnych, a jednocześnie wdrożymy nowe zasady ich zaopatrywania, wysyłając dostawy do odbiorców z grupy „B” raz a nie – jak do tej pory – dwa razy w tygodniu? Do przeliczenia takiego modelu finansowego trzeba NARZĘDZIA…
Wiarygodne informacje dla Zarządu
Porównując plan z wykonaniem, chcemy wyeliminować zjawisko tzw. „różnych wersji prawdy” – gdy na spotkanie, poświęcone np. omówieniu wyników sprzedaży poprzedniego miesiąca przychodzi kilka osób, każda ma raport ze sprzedaży, każda ma w nim aktualne i prawdziwe dane i każda ma … inne dane. Bo ktoś ma dane sprzed zamknięcia miesiąca, inny po zamknięciu, ktoś nie uwzględnił korekt, kto inny ma tylko dane o zapłaconych fakturach, ktoś do sprzedaży dodał wartość uzyskanych a jeszcze nie wyfakturowanych zamówień itp. Oczywiście, można sobie z tym poradzić, tyle że … potrzeba do tego NARZĘDZIA.
Czas na trafne decyzje
Aby zaspokoić powyższe potrzeby, integrujemy nasze narzędzie – system Eureca – z już istniejącym w Firmie oprogramowaniem. Pobieramy dane o wykonaniu z już działających systemów ewidencyjnych i porównujemy je z planem. Użytkownik może bez problemu (i to nie posiadając specjalistycznej wiedzy informatycznej) każdą transakcję opatrzyć dodatkowymi parametrami – czy faktura jest zaksięgowana, zapłacona, czy nie, samodzielnie zdecydować, które rodzaje dokumentów włączać, które wyłączać z naszych analiz itp. Co istotne, odbywa się to automatycznie i nie wymaga czasu ani managera, ani controllera – czas poświęcony dotychczas na pozyskiwanie i weryfikację danych można teraz przeznaczyć na ich analizę i wyciąganie wniosków. A przecież do tego właśnie został wymyślony controlling jako metoda zarządzania.
Efektywny controlling w firmie
Co też ważne – nie trzeba tracić czasu na przygotowanie rutynowych raportów zarządczych. Raz zdefiniowane schematy raportów mogą być przez system automatycznie uruchomione, przeliczone i dostarczone do odpowiednich Użytkowników w postaci łatwej dla nich do obsługi – np. plików PDF, arkuszy Excela, czy stron www.
Bardzo możemy uprościć pracę z budżetem – zamiast odsyłać wypełnione tabele z danymi planowanymi do pracowitego „sklejenia” ich przez controllera, wystarczy … wcisnąć jeden przycisk, by zapisać otrzymany odeń arkusz budżetowy (po jego wypełnieniu rzecz jasna) do bazy danych i wszystkie liczby znajdą się od razu u controllera!
Co istotne – z punktu widzenia managera, pracujemy z narzędziami, które znamy – czyli z arkuszem Excela, stroną www, czy plikiem PDF. Czas na poznanie narzędzia z punktu widzenia Użytkownika końcowego jest więc naprawdę minimalny, po jego skonfigurowaniu przez controllera można przystępować do pracy niemalże „z marszu”.
A korzyści, jakie odniesiemy ze skrócenia czasu tzw. „managerskiego sprzężenia zwrotnego” – czyli czasu pomiędzy wystąpieniem określonego zdarzenia, zaraportowaniem go, podjęciem decyzji i wprowadzeniem działań korygujących, możemy wyobrazić sobie sami. Dobre wdrożenie Eureki potrafi ten czas skrócić nawet kilkukrotnie!
