Raportowanie Zarządcze

Raportowanie a dojrzałość organizacji w wykorzystywaniu informacji zarządczej

Każda firma to zespół ludzi, dlatego tak ważna jest komunikacja. W ramach poszczególnych komórek firmy, które tworzą zgrani ludzie do skutecznej komunikacji wystarczą proste przekazy i zapisy, a nawet możliwa jest tu improwizacja (zrozumiała dla danego zespołu). Natomiast na poziomie całej organizacji nie ma miejsca na improwizację. Najważniejsze jest to, aby przekazywane informacje były czytelne i zrozumiałe dla każdego. W firmie tak jak w muzyce, architekturze czy w oznakowaniu drogowym potrzebne są standardy w przekazywaniu informacji.

Z naszej praktyki wiemy, że wiele firm w raportowaniu nie stosuje standardów komunikacji.  W efekcie każdy raport jest inny. Te same informacje są różnie przedstawiane przez różne oddziały czy komórki w ramach jednej firmy.

Dlatego usprawniamy proces raportowania u naszych Klientów zarówno od strony jakości danych (aktualność, wiarygodność, kompletność), jak i w tym aby raporty były czytelne i zrozumiałe dla ich odbiorców. Dzięki temu menedżerowie (szczególnie NIE finansowi) nie muszą się zastanawiać i tracić czasu na czytanie i interpretacje raportów a controlerzy mają pewność, że te raporty będą zrozumiałe.

Raport vs. statystyka

Jeśli controllerzy w firmie mają czas i kompetencje, aby nie tylko oceniać przeszłość, ale także prognozować i doradzać to wtedy stanowią konkretną wartość dla menedżerów. Muszą oni bowiem podejmować ważne decyzje i to w zmiennych, rynkowych warunkach. Nowoczesny controller zna i rozumie cele biznesowe menedżerów, wie jakie informacje są im potrzebne aby te cele zrealizować. Dlatego raporty jakie tacy controllerzy  dostarczają menedżerom zawierają informacje nie tylko o tym co się wydarzyło – to dane oceniające (LAG measure) takie jak marża, sprzedaż, wykorzystanie budżetu, koszty braków czy awarii. Przekazują także informacje kierunkowe (Lead measure).

Same dane wynikowe to tylko statystyka, dlatego controllerzy powinni dostarczać menedżerom również informacje kierunkowe. W zależności od obszaru, za który dany menedżer odpowiada. To są informacje np.: o szansach sprzedaży, o brakach i przyczynach, o rekrutacjach i statusach. Gdy takich danych brakuje w firmie to nasze narzędzia (szybkie, dedykowane formularze) pomagają je gromadzić i przygotować do raportowania.

Dlatego wyróżnić można informacje i raporty:

• lag (wynikowe) – pokazują historię i na nie często pracownicy i zespoły nie mają bezpośredniego wpływu;
• lead (kierujące) – pokazują działania, które prognozują wyniki i pracownicy mają na nie bezpośredni wpływ.

Controlling uzupełnia te dane o  komentarze i swoje rekomendacje –  i to jest prawdziwy i wartościowy raport dla menedżera.

A zatem mówiąc o raportowaniu wspomagającym menedżerów  warto wziąć pod uwagę fakt kogo i w czym ma wspomagać, a dopiero potem określić dane potrzebne do raportów.

Raport to napisany dokument o ustalonej i konsekwentnie stosowanej strukturze formalnej, którego obowiązkową częścią jest przekaz czyli wiadomość, interpretacja wraz z rekomendacjami. Statystyka natomiast to przedstawienie danych bez wiadomości od autorów.

Co istotne, nasze narzędzia prezentują dane wykorzystując dobre praktyki i wybrane standardy wizualizacji, dzięki czemu raporty przygotowane przez finansistów są czytelne i zrozumiałe dla NIEfinansistów. Jednak nawet najładniejsza prezentacja danych nie ma wartości jeśli te dane są nieaktualne, niekompletne, niespójne czy nieprawdziwe. Dlatego ważne są też narzędzia, które pozwalają zebrać i przygotować takie dane do raportowania.