Controlling personalny w zarządzaniu personelem
Controlling personalny to skuteczne narzędzie w zarządzaniu personelem. Personel to natomiast wiedza i kapitał intelektualny przedsiębiorstwa. Jak każdy inny zasób wymaga on nakładów i optymalnego zarządzania.
Koszty osobowe to od 20% do 80% całości kosztów firmy. Ich zaplanowanie powinno uwzględniać przewidywane rotacje, awanse, dłuższe urlopy itp.. Konieczne jest zatem zasymulowanie skutków planowanych zmian w systemach motywacyjnych oraz w prawie. To bardzo wrażliwy obszar, chroniony szczególnymi przepisami, gdzie nie wolno się pomylić.
Pomagają w tym nasze narzędzia, wspomagające controlling personalny, między innymi:
- mierniki HR,
- plany zatrudnienia,
- budżetowanie kosztów osobowych,
- pomiary efektywności i kompetencji.
Kliknij poniżej aby zobaczyć pełne nagrania webinariów o controllingu personalnym
Spis treści:
Obszary zastosowania
Planowanie kosztów przedsiębiorstwa
Przykłady
Gotowe rozwiązania
Poznaj obszary zastosowania controllingu personalnego
Controlling personalny to narzędzie, które zapewnia wiele gotowych rozwiązań ułatwiających zarządzanie firmą i pracownikami. Planowanie kosztów osobowych i zarządzanie nimi w dużej organizacji jest nie lada wyzwaniem. Dość powiedzieć, że niemal każde z pól kwestionariusza osobowego może być osobnym warunkiem w kalkulacji poszczególnych składników wynagrodzenia. W praktyce często się zdarza, że niemal każdy z wielotysięcznej rzeszy pracowników w dużej organizacji ma inny algorytm liczenia swojego wynagrodzenia.
Wpływają na to przecież różne czynniki, takie jak: wiek, wykształcenie, stanowisko, rodzaj umowy, grupa zaszeregowania, komórka organizacyjna, stopień realizacji założonych celów premiowych, liczba lat stażu pracy w firmie i poza nią oraz wiele innych zmiennych. Na tak policzone wynagrodzenie brutto nakłada się szereg formuł warunkowych obliczających składki na ubezpieczenie społeczne, PIT itd.
Planowanie kosztów osobowych przedsiębiorstwa
Aby dobrze zaplanować tak ważny i jednocześnie delikatny składnik kosztów przedsiębiorstwa, musimy wziąć pod uwagę nie tylko kwoty w złotówkach, ale także realne zapotrzebowanie naszej firmy na pracę wg jej rodzajów (i to w poszczególnych oddziałach, departamentach, według pożądanych profili kompetencyjnych itp.). Kolejnym krokiem jest zrobienie swoistego „bilansu czasu pracy”, czyli skonfrontowanie zapotrzebowania na pracę z posiadanymi zasobami tejże i sprawdzenie, gdzie mamy niedobory. Z nich wyniknie plan zatrudnienia mierzony etatami i godzinami.
Na tym etapie powstają także istotne w dalszym planowaniu kosztów decyzje – czy korzystamy z usług agencji pracy tymczasowej, czy sami zatrudniamy pracowników? Czy niedobory uzupełniamy w ramach wewnętrznych zasobów (np. przekwalifikowując czy też awansując naszych pracowników), czy będziemy rekrutować z zewnątrz? Jakie w związku z tym powstaną koszty „towarzyszące”, np. procesu rekrutacji czy szkoleń?
W firmach wielooddziałowych mających rozbudowaną strukturę kompetencji (np. w bankach, firmach ubezpieczeniowych czy doradczych), istotnym czynnikiem w planowaniu jest także lokalizacja geograficzna. Rzadko udaje nam się skompensować niedobór specjalistów z dziedziny zarządzania ryzykiem walutowym w oddziale we Wrocławiu nadwyżką z oddziału w Kielcach.
Jeżeli dołożymy do tego szereg wymogów, jakie na co dzień wiążą się z zarządzaniem personelem – jak choćby monitorowanie profili kompetencyjnych, ścieżek kariery czy też prostego wyszukiwania pracowników o określonym profilu kompetencyjnym pod określone zadania – sprawa zaczyna się komplikować. Wtedy właśnie z pomocą może przyjść technologia oraz narzędzia informatyczne sprawdzone już w nieco innych zastosowaniach.
Przykłady controllingu personalnego w przedsiębiorstwach oraz przydatne narzędzia
Zajmujemy się informatyczną stroną controllingu personalnego w przedsiębiorstwach od wielu lat i proponujemy wiele gotowych narzędzi do realizacji celów. Zrealizowaliśmy ponad dwieście wdrożeń. Coraz częściej nasze wdrożenia dotykają materii controllingu HR. Jest to materia delikatna, a przy tym bardzo ciekawa. Rzecz jasna, najwięcej projektów w tej dziedzinie zrealizowaliśmy tam, gdzie koszty osobowe mają największe znaczenie, głównie w firmach usługowych, takich jak Start People czy PwC. Były to bardzo ciekawe projekty – oprócz samego planowania i budżetowania zatrudnienia i kosztów osobowych, trzeba było przyporządkować je do poszczególnych projektów, procesów, zadań, komórek organizacyjnych – zarówno na etapie planu, jak też realizacji.
Dzięki temu można w bardzo szybki sposób tworzyć np. cząstkowe rachunki wyników dla poszczególnych projektów czy komórek organizacyjnych, panować nad budżetami projektów – bardzo często w skali międzynarodowej (jak np. w MGGP SA czy w PwC) czy kontrolować rozliczenia wzajemne pomiędzy poszczególnymi zespołami.
Przykłady gotowych rozwiązań
Dzięki użyciu narzędzi, takich jak Eureca, bardzo ułatwione może być np. planowanie zastępstw kadrowych na czas urlopów macierzyńskich czy też bilansowanie czasu pracy w okresach urlopowych. Dużo łatwiejsza niż w tradycyjnych narzędziach kadrowo-płacowych jest także analiza absencji. Użycie technologii OLAP pozwala w bardzo prosty sposób sprawdzić liczbę dni absencji w poszczególnych jej rodzajach według działów, stanowisk, płci, wieku czy też innych kryteriów opisujących naszych pracowników. Bardzo łatwo możemy stworzyć zaagregowane mierniki, takie jak np. relacja liczby absencji do liczby etatów, i za ich pomocą mierzyć rzeczywistą skalę problemu.
Narzędzia controllingowe mogą dużo sprawniej niż tradycyjne systemy kadrowo-płacowe „wychwytywać” pracowników, którym skończą się w najbliższym czasie np. badania okresowe czy uprawnienia, które należy odnowić.
Ze względu na technologie, w jakich zostały stworzone, wszystkie wyliczenia dokonywane są znacznie szybciej i w sposób bardzo przyjazny dla Użytkownika. Baza danych systemu EURECA może być bardzo szybko zintegrowana z funkcjonującym już w firmie systemem kadrowo-płacowym i być przez niego zasilana w cyklach dobowych danymi o wykonaniu. Wszelkie zebrane w ten sposób danych można bardzo szybko i łatwo prezentować w postaci intuicyjnych pulpitów managerskich, dzięki czemu stają się one bardzo czytelne i zrozumiałe.
